E-mail tracking: Volg al uw e-mails met Freshsales

Voordat software voor e-mail tracking populair werd, stuurden we 'gewoon' e-mails en volgden we ze handmatig op, net zolang totdat we een reactie kregen.

We leven nu in een digitaal tijdperk waarbij we kunnen zien of onze e-mails zijn afgeleverd en aangekomen en zo ja, wie die e-mails hebben gelezen, wanneer ze dat hebben gedaan en hoe vaak.

E-mail tracking tools zijn een cruciaal onderdeel geworden voor het bereiken van (potentiële) klanten - oud en nieuw - op elke schaal. En het gebruik van een CRM met functies voor e-mail tracking is des te essentiëler geworden voor bedrijven om hun potentiële klanten op het juiste moment en in de juiste context te bereiken.

Wilt u alles te weten komen over email tracking en de bijbehorende software? Lees dan verder, want hier beantwoorden wij de volgende vragen:

Email tracking

Wat is e-mail tracking?

Met e-mail tracking volgt u de status van e-mails die u verzendt en verbetert u uw bereik. Met e-mail tracking software ontvangt u realtime e-mailmeldingen voor elke gebeurtenis die aan uw e-mail is gekoppeld. Hiermee kunt u ook continu de e-mailstatistieken van uw marketing- en verkoopmails bekijken, zodat u een goed geïnformeerde sales funnel opbouwt en uw lead nurturing een flinke boost krijgt.

Welke informatie kan een e-mail tracker verzamelen?

Met de juiste e-mail tracking software kunt u veel informatie verzamelen over de interacties tussen uw doelgroep en uw marketing- en verkoopmails. Zowel B2B email marketing statistieken als B2C email marketing statistieken kunnen gevolgd worden. De voornaamste gegevens die u kunt volgen zijn:

  • Open rate: Hoe vaak worden uw e-mails geopend?
  • Click rate: Hoe vaak wordt er op een link of knop in uw e-mails gedrukt?
  • Reply rate: Hoe vaak wordt er gereageerd op uw e-mails?
  • Bounce rate: Hoe vaak worden uw e-mails niet goed ontvangen?
Identify Potential

Meer weten over de verschillende email tracking statistieken?

Lees onze gids over e-mailmarketing

Wat zijn de voordelen van e-mail tracking software?

Werken met een e-mail tracker levert veel voordelen op, zoals een hogere omzet en betere conversie. Als we kijken vanuit een totaalbeeld kunnen we zeggen dat het voornaamste voordeel van e-mail tracking tools een diepere kennis van uw doelgroep en (potentiële) klanten is. Hieronder hebben we nog meer voordelen van e-mail tracking software verzameld:

Meer potentieel herkennen

Als potentiële klanten uw e-mails openen en op de link klikken, weet u wanneer ze actief met uw bedrijf bezig zijn. U ziet ook hoe vaak uw e-mails geopend worden en op welke links de ontvangers klikken. Zo kunt u potentiële klanten identificeren en ze op het perfecte moment benaderen.

Meer context bij communicatie

Door e-mails te volgen krijgen salesteams inzicht in elke e-mailuitwisseling met hun potentiële klanten. Hierdoor kunnen ze contact opnemen met relevante informatie of reageren op basis van de specifieke behoeften van de klant.

Diepere inzichten

Met e-mail tracking software weet u precies welke mails effectief zijn en welke genegeerd worden. Door met deze inzichten de juiste data-driven strategie te bouwen, kunt u uw e-mailberichten personaliseren en uw volgende bericht versturen met de juiste timing en concrete gegevens. Zo wordt elk contact zinvol en relevant.

Verhoogde salesproductiviteit

Bij het tracken en volgen van e-mails draait alles om het verbeteren van de salesproductiviteit. Salesmedewerkers besparen tijd door contact op te nemen met potentiële klanten op het moment dat deze ook echt klaar zijn voor een aankoop.

Sterkere e-maillijst

Statistieken over e-mail engagement zijn nuttig voor het identificeren van e-mails en patronen van klanten die wat minder geïnteresseerd zijn. Door e-mailadressen te verwijderen die niet de juiste doelgroep zijn, houdt u een waardevolle lijst over. U zult dan ook minder snel als spam worden aangemerkt. Een goede reputatie is cruciaal voor e-mails om uw doelgroep te bereiken.

Krachtigere automatisering

Een veelzijdige CRM voor e-mailmarketing kan in samenwerking met goede e-mail tracking ook veel werk uit uw handen nemen. Denk aan automatische follow-ups nadat een nieuwsbrief geopend is, of het direct toewijzen van contacten aan de juiste verkoopmedewerker. Zo bespaart u uw team veel tijd en kunnen medewerkers zich richten op de moeilijkere taken.

Hoe zorgt u ervoor dat uw e-mails naar de primaire inbox gaan met een e-mail tracker?

Als u e-mail tracking wilt gebruiken, moet u ervoor zorgen dat de e-mail die u verzendt het primaire postvak van de potentiële klant bereikt. Hiervoor is het belangrijk om te leren hoe spamfilters werken.

De volgende strategieën helpen voorkomen dat uw e-mails in de spam-map terechtkomen:

Maak uw e-mails persoonlijk en aantrekkelijk

Spamfilters controleren of u bekend bent met de ontvangers. Door e-mails te personaliseren en aantrekkelijke inhoud voor uw doelgroep te maken, zullen ze eerder het primaire postvak bereiken. Noem mensen bij hun naam en stuur uw e-mails vanaf een herkenbaar en geloofwaardig e-mailadres. Verzend relevante inhoud en voeg niet te veel links of afbeeldingen toe waardoor uw e-mail er rommelig uit kan zien.

Vermijd onderwerpregels die over kunnen komen als ‘spam’

Met een goede doordachte onderwerpregel worden uw berichten niet tegengehouden door de spamfilter. Vermijd woorden met alleen hoofdletters, te veel iconen en al helemaal het cliché 'Re:' in de onderwerpregel van uw e-mail. Spamfilters classificeren uw e-mail dan direct als spam.  Houd uw titels beknopt en vermijd uitroeptekens. Zo worden ze het beste afgeleverd.

Stuur individuele e-mails of in kleine hoeveelheden

Massaal e-mails versturen is iets uit het verleden en de belangrijkste e-mailproviders zien dit als spam. Door automatisch individuele trigger-actie e-mails te versturen aan potentiële klanten vergroot u de kans dat uw e-mails in het primaire postvak terecht komen.

Houd de e-mail kort maar krachtig

Kom op een vriendelijke manier ter zake in uw e-mail. Gebruik geen spamwoorden zoals 'urgent', 'gratis' etc., tenzij absoluut noodzakelijk. Gebruik bij het versturen van promotionele e-mails alternatieve woorden en vermijd woorden die geïdentificeerd worden als spam. Door uitsluitend relevante en waardevolle informatie te delen met uw publiek, vergroot u het engagement.

Houd uw ‘email sender reputation’ in de gaten

Wanneer een ontvanger uw e-mail als spam markeert, heeft dit invloed op uw ‘email sender reputation’ (een score die een internetprovider toekent aan de organisatie die de e-mail verzendt). Een slechte score voorkomt niet alleen dat uw e-mails worden bezorgd in het primaire postvak, het kan er ook toe leiden dat uw e-mails helemaal worden afgewezen. Hoe hoger uw reputatiescore, hoe groter de kans dat uw provider zal garanderen dat uw e-mail aankomt. Deze afzenderreputatie is onder andere gebaseerd op:

  • De geldigheid van uw e-mailadres
  • De manier waarop u uw e-mails bijhoudt
  • Het soort interactie dat uw ontvangers al dan niet hebben met uw e-mails
Stuur e-mails met platte tekst of simpele HTML

Beperk het aantal links tot maximaal 1 of 2. Idealiter voegt u alleen uw call-to-action toe met een voorbeeld van uw werk of links naar downloads. Door platte tekst of ‘light HTML’ e-mails te versturen, vergroot u de kans dat uw e-mails terecht komen in het primaire postvak. Lichte HTML is technisch gezien HTML, maar de inhoud bestaat voornamelijk uit tekst; geen afbeeldingen, links of CSS.

Hoe kan een goede CRM helpen bij e-mail tracking?

Een goede CRM met ingebouwde e-mail tracker houdt bij wanneer e-mails geopend, aangeklikt en beantwoord worden. Dit doen ze door een unieke trackinglink met de e-mail mee te sturen. Wanneer de ontvanger de e-mail ontvangt, identificeren e-mail tracking tools automatisch of de e-mail is ontvangen en geopend, of de links zijn gedownload en ook waar, wanneer en hoe vaak. Deze e-maillinks worden vervolgens gemeten om de open rate en click rate te berekenen.

E-mail tracking is vrij eenvoudig wanneer het goed aangepakt wordt, en CRM-software helpt u hier het meeste uit te halen. Hieronder bespreken we de 5 stappen voor een succesvolle e-mail tracking strategie vanuit uw CRM om uw salesproductiviteit te versterken en uw e-mailmarketing een boost te geven:

Stap #1: Kies voor een CRM met e-mail tracking

Om e-mails te tracken heeft u gelukkig niet nog een tool nodig.  Moderne CRM-software zoals Freshsales heeft ingebouwde mogelijkheden voor e-mail tracking waarmee u kunt bijhouden of e-mails worden geopend en aangeklikt. Het wordt ook geleverd met e-mailsynchronisatie in twee richtingen en integratie met verschillende e-mailprogramma's, zoals Outlook en Gmail. Zo kunt u e-mails verzenden, ontvangen en volgen binnen de CRM-software.

Track Emails in CRM

Stap #2: Stel uw e-mail op en zet e-mail tracking aan

Met een CRM-systeem kunt u e-mails opstellen met meer (en de juiste) context. Met toegang tot de contactgegevens ziet u de details van hun bedrijf, salesactiviteiten en de deals waarbij ze betrokken zijn, zodat u e-mails kunt personaliseren. Door voor een tool voor het bijhouden van e-mail te kiezen waarmee u de optie ‘volgen’ kunt in- of uitschakelen, kunt u uw privacy-instellingen bepalen. Freshsales maakt het bijvoorbeeld eenvoudiger om e-mails te volgen en beantwoorden met de mogelijkheid om e-mailtemplates aan te maken.

Email tracking

Stap #3: Ontvang realtime e-mailmeldingen

Binnen de CRM-software van Freshworks kunt u realtime meldingen ontvangen op het moment dat uw (potentiële) klant de e-mail opent en op de links klikt. Dit maakt het volgen van uw communicatie heel eenvoudig en gebruiksvriendelijk, waardoor u optimaal met uw potentiële klanten communiceert en tijd bespaart.

Stap #4: Verzamel verhelderende e-mailstatistieken

Door een CRM te gebruiken met ingebouwde functies voor e-mailtracking, krijgt u inzicht in alle e-mails die worden verstuurd en ontvangen.

Op deze manier krijgt u ook inzicht in de prestaties van uw salescampagnes door te zien welke e-mails het vaakst geopend worden en in geklikt worden, en welke u moet aanpassen of verwijderen. Met hulp van diepgaande analyses houdt u zicht op het aantal geopende e-mails, kliks, antwoorden, bounce percentages, het aantal uitschrijvers en zelfs het aantal afgeleverde e-mails.

email analytics

Stap #5: Gebruik de informatie om uw e-mailmarketing en salesactiviteiten te versterken

Stimuleer de productiviteit van uw teams door duidelijk inzicht te krijgen in de e-mailactiviteiten van uw medewerkers, met Freshsales. Dashboards met statistieken voor e-mail engagement geven managers inzicht in de interacties van hun medewerkers met potentiële klanten. Met inzicht in hoe de salesteams omgaan met potentiële klanten kunnen managers beoordelen welke lead meer werk nodig heeft en welk teamlid hulp kan gebruiken. Daarnaast kunt u overwegen om een aansluitende chat campagne te starten om uw sales een boost te geven.