Logiciel de suivi des e-mails

Notre environnement social digital actuel nous permet de voir quels e-mails ont été livrés, lus, quel moment, et combien de fois. Tout ceci est possible grâce aux outils de suivi des e-mails, qui sont devenus un élément essentiel de la communication avec les prospects et les clients - anciens comme nouveaux - à chaque niveau. Et il est devenu crucial pour les entreprises d'utiliser un CRM capable d'effectuer le suivi des e-mails afin qu'elles puissent contacter leurs prospects au bon moment, dans le bon contexte.

Découvrons ensemble le fonctionnement du suivi des e-mails au sein du CRM, ainsi que son impact sur les entreprises.

Qu'est-ce que le suivi des e-mails ?
Comment un logiciel de suivi des e-mails peut-il aider votre entreprise ?
Comment suivre les e-mails dans le CRM ?

Qu'est-ce qu'un email tracker?

Un email tracker permet de contrôler le statut des e-mails que vous envoyez, pour mieux atteindre vos consommateurs et améliorer vos résultats. En utilisant un e-mail tracker, vous serez en mesure de recevoir des alertes en temps réel pour chaque event associé à votre e-mail. Il vous permet également de revoir continuellement vos KPI d'e-mails comme les taux d'ouverture et de clics, afin de prendre des décisions commerciales informées.

Le suivi des e-mails est omniprésent sur le web depuis le début des années 2000. La pratique s'est répandue à mesure que les e-mails ont progressivement pris le rôle de centre de notification commerciale pour les consommateurs plutôt qu'un outil de communication interpersonnelle. Selon une étude de l'OMC de 2017, 85 % des e-mails reçus sont des documents marketing, des newsletters, des notifications, etc. créés par des équipes commerciales ou marketing, et 99 % de ces e-mails sont suivis. Cela se traduit directement par un accroissement du commerce.

Identifiez vos clients potentiels

L'e-mail tracker vous permet de contacter directement vos clients et vos prospects en montrant à quel moment ils reçoivent et ouvrent vos e-mails. Vous pouvez également voir combien de fois les e-mails ont été ouverts et suivre les liens sur lesquels vos destinataires ont cliqué. Ainsi, des clients potentiels sont identifiés dans le but de les contacter au meilleur moment. Vous augmentez ainsi considérablement vos chances de les convertir en clients.

Engagez vos destinataires avec le bon contexte

Les données ne servent pas à grand-chose sans le bon contexte. Avec un e-mail tracker, utilisez le contexte à votre avantage. Le suivi des e-mails fournit aux équipes commerciales des informations précieuses sur chaque échange.Ainsi, elles peuvent contacter les prospects avec les bonnes informations à disposition et répondre en fonction de leurs besoins. De la même façon, en obtenant des informations sur le comportement des prospects, vous apprenez à connaître leurs préférences. Cela vous permet d'entretenir ensuite des relations qui se transforment en ventes.

Augmentez la productivité commerciale

Un e-mail tracker sert principalement à renforcer la productivité commerciale. En contactant les prospects au moment où ils sont prêts, les commerciaux gagnent du temps sur les activités de suivi. Du reste, ils peuvent même automatiser les réponses de suivi en fonction du comportement du prospect avec l'e-mail. Ainsi, vos commerciaux n'ont pas à ajouter de tâches de suivi ou à envoyer manuellement et au hasard des e-mails de suivi. C'est gagnant-gagnant en termes de gain de temps et de développement des relations.

Découvrez comment augmenter la productivité commerciale à l'aide d'un CRM

Élaguez votre liste d'adresses e-mails

Les indicateurs d'engagement par e-mail vous permettent d'identifier les e-mails et les tendances relatives au désengagement envers vos messages. Depuis le suivi des e-mails qui ne sont pas livrés à cause d'une mauvaise adresse jusqu'à ceux qui ne génèrent tout simplement pas d'engagement, un logiciel de suivi des e-mails vous permet d'élaguer votre liste d'adresses e-mails. En supprimant celles qui ne correspondent pas au bon public, vous gagnerez davantage de contacts utiles. Vous serez également moins susceptibles d'être signalé comme spam. Avoir une bonne réputation en tant qu'expéditeur est essentiel pour que vos e-mails parviennent à votre public cible.

Quelques astuces pour être sûr que vos e-mails parviennent à la boîte de réception principale

Pour exploiter pleinement le suivi des e-mails ou simplement commencer à l'utiliser, vous devez vous assurer que l'e-mail que vous envoyez parvient bien à la boîte de réception principale du prospect. La clé pour vous en assurer est de comprendre comment fonctionnent les filtres de courrier indésirable. Ces stratégies peuvent vous aider à éviter que vos e-mails commerciaux n'atterrissent dans le dossier spam.

Assurez-vous que vos e-mails soient personnels et convaincants

Les filtres de spam fonctionnent dans le but de vérifier si vous connaissez les destinataires. En personnalisant les messages et en créant du contenu intéressant pour votre public, vos e-mails ont plus de chance d'atteindre leur onglet principal. Appelez-les par leur nom et envoyez vos e-mails à partir d'une adresse crédible et reconnaissable. Envoyez du contenu pertinent et n'ajoutez pas trop de liens ou d'images qui pourraient donner l'impression d'un e-mail générique et surchargé

Évitez les lignes d'objet ‘de type spam' dans les e-mails

Les mots en lettres capitales, trop de marques de ponctuation, et même le cliché ‘Re:’ devraient être évités dans les lignes d'objet ainsi que dans le corps de l'e-mail. Pour les filtres de courrier indésirable, ce sont des indicateurs qui permettent de distinguer un faux e-mail commercial d'un vrai. Gardez vos e-mails courts, et évitez les points d'exclamation dans vos messages pour garantir au maximum la livraison.

Envoyez des e-mails individualisés ou envoyez-les par petits lots

Les e-mails de masse sont des choses du passé, et la majorité des fournisseurs de messageries les considèrent comme du spam. En envoyant à vos prospects des e-mails basés sur des événements déclencheurs, vous avez plus de chance que vos e-mails atterrissent dans leur boîte de réception principale.

Rédigez des e-mails courts et précis

Gardez un ton informel et allez droit au but. À moins que ce ne soit absolument nécessaire, n'utilisez pas de mots clés qui déclenchent une alerte spam comme « urgent », « gratuit », etc. Lorsque vous envoyez des e-mails promotionnels, utilisez des termes différents pour remplacer ceux qui sont identifiés comme typiques des spams. En envoyant uniquement du contenu pertinent et intéressant à votre public, vous êtes sûr de susciter davantage d'engagement.

Maintenez votre réputation d'expéditeur d'e-mail

Lorsqu'un destinataire marque votre e-mail comme spam, cela affecte votre réputation d'expéditeur (un score qu'un fournisseur de services Internet (ISP) attribue à l'organisation qui envoie l'e-mail). Non seulement cela va empêcher vos e-mails d'être livrés dans la boîte de réception principale, mais vos e-mails risquent tout simplement d’être rejetés. Plus votre score est élevé, plus votre ISP garantira la bonne livraison. Avoir une bonne réputation en tant qu'expéditeur tient à la validité de votre adresse e-mail, la façon dont vous suivez vos e-mails, et le type d'interaction que vos destinataires ont avec vos e-mails - ou non - ce qui peut avoir un impact négatif sur vos efforts commerciaux.

Envoyez un e-mail en texte brut ou 'HTML light'

Gardez le nombre de liens à un minimum de un ou deux. Il devrait idéalement contenir votre appel à l'action (CTA), un échantillon de travail, ou des liens de téléchargement. En envoyant des messages en texte brut ou 'HTML light', vos e-mails sont plus susceptibles d'arriver dans la boîte de réception principale. Les e-mails en HTML light sont techniquement codés en HTML, mais le contenu est principalement du texte, pas des images, des liens ou des CSS.

Comment suivre les e-mails commerciaux dans le CRM

La plupart des logiciels de suivi des e-mails peuvent surveiller le taux d'ouverture, de clic et de réponse des e-mails, en envoyant un lien unique de suivi en plus de l'e-mail. Lorsque le destinataire reçoit l'e-mail, l'outil de suivi identifie automatiquement si l'e-mail a été reçu, ouvert, si les liens ont été téléchargés, ainsi que quand, où, et combien de fois. Ces liens sont ensuite mesurés pour analyser les taux d'ouverture et de clics.

Le suivi des e-mails est relativement simple lorsqu'il est bien fait, et l'effectuer au sein du CRM vous permet d'en tirer un maximum de profit. Voici comment fonctionne le suivi des e-mails au sein du CRM :

Choisissez un CRM avec suivi des e-mails

Vous n'avez pas besoin d'un autre outil uniquement pour suivre les e-mails. Les logiciels modernes de CRM comme Freshsales sont livrés avec des fonctionnalités de suivi des e-mails qui vous permettent de surveiller les taux d'ouverture et de clics des e-mails. Le logiciel est également équipé de la synchronisation bidirectionnelle des e-mails, et l'intégration avec différents clients de messagerie, pour vous permettre d'envoyer et de recevoir des e-mails dans le CRM tout en effectuant également leur suivi.

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Rédigez et activez le suivi des e-mails

Rédigez votre e-mail dans le CRM avec davantage de contexte. En ayant accès à leurs coordonnées, vous pouvez voir les détails de leur entreprise, les activités commerciales, et les affaires dans lesquelles ils sont impliqués, ce qui vous permet de personnaliser les messages en fonction de vos besoins. En choisissant un outil de suivi des e-mails qui vous permet d'activer ou de désactiver l'option 'suivi', vous pouvez choisir vos paramètres de confidentialité. Freshsales, par exemple, facilite le suivi et la suite apportée aux e-mails grâce à la possibilité de créer des modèles d'e-mail.

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Recevez des alertes e-mails en temps réel

Dans le CRM, vous pouvez recevoir des notifications en temps réel à chaque fois que votre prospect ou votre client ouvre un e-mail et clique sur les liens qu'il contient. Le suivi se fait sans efforts, ce qui vous permet de mieux communiquer avec les destinataires et de gagner du temps.

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Obtenez des statistiques intéressantes sur vos e-mails

En utilisant un CRM qui contient des fonctionnalités de suivi des e-mails, vous pouvez obtenir des informations sur tous les e-mails qui sont envoyés et reçus. Découvrez ainsi le rendement de vos campagnes par e-mail en voyant les e-mails qui ont les meilleurs taux d'ouverture et de clic, et ceux qui doivent être modifiés ou supprimés en suivant les indicateurs d'engagement relatifs aux e-mails. À l'aide des outils d'analyse, vous pouvez rester à jour sur les taux d'ouverture, de clic, de réponse et de rebond des e-mails, le nombre de désabonnements, et même le nombre d'e-mails livrés.

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Une bonne visibilité sur les activités du commercial

Stimulez la productivité des équipes en ayant une visibilité claire sur les activités par e-mail de vos commerciaux grâce à Freshworks CRM. Des tableaux de bord affichant les indicateurs de l'engagement par e-mail permettent aux responsables de superviser les interactions des commerciaux avec les prospects. Avec des informations judicieuses sur la façon dont les équipes commerciales communiquent avec les prospects, les responsables seront en mesure d'évaluer quels prospects ont besoin d'être convaincus et quel membre de l'équipe a besoin de soutien.

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