Richtlinien zum Erstellen und Nutzen Ihrer vorgefertigten Antworten
Die Grundidee der Nutzung von vorgefertigten Antworten ist es, die Kundenantwortzeit zu senken und die Kundenerfahrung zu verbessern. Ein guter Ausgangspunkt ist es daher, darauf zu achten, dass sich Ihre vorgefertigten Antworten nicht vorgefertigt anhören.
Verwenden Sie einen Gesprächston
Schreiben Sie keine vorgefertigte Antwort, in der es heißt: „Unser Team arbeitet gewissenhaft daran, Ihr Problem zu lösen.“ Obwohl sich das richtig anhört, handelt es sich nicht um einen Gesprächston. Schreiben Sie eher so, wie Sie auch wirklich sprechen würden.
Legen Sie eine klare Erwartungshaltung fest
In Situationen, in denen ein Follow-up erforderlich ist, achten Sie darauf, dass Ihre Antwort die nächsten Schritte klar sowie mit Datum und Zeit angibt.
Vorgefertigte Antworten sollten kein Ersatz für persönliche Antworten sein
Sie sollten sich in Ihre Kunden einfühlen und bei der Nutzung der vorgefertigten Antworten Vorsicht walten lassen. Wenn Sie zum Beispiel ein außergewöhnliches Problem bearbeiten, ist es sinnvoll, dazu auch eine personalisierte Antwort zu schicken.
Überprüfen Sie Ihre vorgefertigten Antworten von Zeit zu Zeit
Das Erstellen Ihrer vorgefertigten Antworten ist erst der Anfang. Sie müssen regelmäßig überprüfen, wie die Kunden auf Ihre vorgefertigten Antworten reagieren. In Fällen, in denen Ihre Antworten nicht zu idealen Antworten der Kunden führen, müssen Sie Ihre vorgefertigten Antworten verbessern.
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