Verwenden von vorgefertigten Antworten
Um vorgefertigte Antworten effektiv als Teil Ihres Helpdesk oder Live-Chat-Tools zu nutzen, können Ihre Kundensupportagenten einen vorher festgelegten Satz von Antwortvorlagen erstellen und dann Shortcodes zuweisen. Jedes Mal, wenn Ihre Agenten dann später den jeweiligen Shortcode eingeben, wird die entsprechende vorgefertigte Antwort an den Kunden gesendet.
Dazu ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, dass Sie ein Geschäft im Bereich E-Commerce führen. Ihre Supportagenten könnten dann eine vorgefertigte Antwort für Situationen erstellen, die mit Zahlungsproblemen zusammenhängen. Sie können einen Shortcode namens „/zahlungsfehler“/ erstellen, der die Nachricht enthält: „Wir entschuldigen uns für die entstandenen Unannehmlichkeiten. Der von Ihnen gezahlte Betrag wird Ihnen binnen 3 Werktagen erstattet.“ Jedes Mal, wenn ein Kunde sich über einen Zahlungsfehler beschwert, können die Agenten (nach Prüfung des Falles natürlich) einfach „/zahlungsfehler“/ eingeben. Das System sendet dann automatisch die angegebene Nachricht an den Kunden.
Wichtig ist dabei, dass vorgefertigte Antworten nicht auf die Nutzung auf Desktop-Computern beschränkt sein müssen. Dank der Verbreitung von Smartphones können Kundensupportagenten heute Kundenanfragen auch von unterwegs bearbeiten und vorgefertigte Antworten über ihre Smartphones verschicken.