L'utilisation de réponses prédéfinies
Pour utiliser les réponses prédéfinies de manière efficace, c’est à dire comme un élément à part entière de votre helpdesk ou votre outil de chat en direct, vos agents du support client doivent créer un ensemble de modèles de réponses et leur assigner des codes abrégés. Par la suite, à chaque fois que votre agent saisira le code abrégé, la réponse prédéfinie sera envoyée au client.
Si vous avez une entreprise e-commerce par exemple, votre agent du support peut créer une réponse prédéfinie pour les situations relatives aux problèmes de paiement. Il peut définir un code abrégé appelé "/pbpaiement/" avec la réponse "Nous sommes désolés pour le dérangement occasionné. Votre montant sera remboursé dans les 3 prochains jours ouvrés." Pour chaque paiement, il vous suffira de taper "/pbpaiement/" et la réponse définie pour le code abrégé sera envoyée au client.
L’essentiel, c'est que les réponses prédéfinies ne soient pas limitées à l'utilisation par ordinateur. Tout le monde possède un smartphone, et les agents du support client ont besoin d’accéder aux demandes de support et envoyer des réponses prédéfinies à la volée.