Recommandations pour la rédaction et l'utilisation de vos réponses prédéfinies
Le but des réponses prédéfinies est d'améliorer le temps de réponse client et l'expérience du client en général. Une bonne base de référence pour commencer est donc de vérifier que votre réponse prédéfinie n'ait pas l'air trop mécanique.
Gardez le ton de la conversation
N'écrivez pas une réponse qui dise "Notre équipe met tout en œuvre pour résoudre votre problème”. Cela sonne bien, mais ce n'est pas très naturel. Il est mieux d'écrire votre message de la manière la plus naturelle possible.
Définissez clairement les attentes
Dans les situations qui nécessitent un suivi, vérifiez que vos réponses prédéfinies expliquent clairement les étapes à suivre en donnant une date et une heure précises.
Une réponse prédéfinie ne devrait pas remplacer les réponses personnelles
Vous devez avoir des égards envers votre client, et être prudent dans la façon dont vous utilisez les réponses prédéfinies. Par exemple, face à une situation unique, il est bien plus logique d'envoyer une réponse personnalisée.
Modifiez vos réponses prédéfinies de temps en temps
Mettre en place des réponses prédéfinies n'est que le début. Vous devez revoir régulièrement la façon dont les clients répondent aux réponses prédéfinies. Dans certains cas, lorsqu'elles ne suscitent pas la réponse idéale de la part du client, les réponses prédéfinies doivent être améliorées.
Prochaine rubrique - ROI sur les relations clients