Hoe kan uw CRM-systeem AVG naleving bevorderen?
Uw CRM-software is een essentieel hulpmiddel om AVG naleving te bereiken en handhaven.
Overweeg een scenario waarin in uw bedrijfsbeleid duidelijk staat dat u alleen naam-, adres- en e-mailgegevens hoeft te verzamelen om de vereiste service aan uw klanten te kunnen verlenen. Laat vervolgens uw CRM configureren op een manier dat dit ook het enige is dat verzameld en opgeslagen kan worden. Uw CRM zou gebruikers niet moeten toestaan om andere persoonlijke gegevens zoals leeftijd, burgerlijke staat etc. in te voeren.
Al uw verkopers die het CRM-systeem gebruiken, moeten worden geïnformeerd en getraind over de implicaties van de AVG. Omdat uw CRM gegevens bevat over personen aan wie u verkoopt, is het van vitaal belang dat u kunt identificeren waar, wanneer en hoe de gegevens in uw systeem zijn ingevoerd. In Freshsales is het veld 'Bron' van een contactpersoon het antwoord op die vraag.
Bulk-e-mails of koude e-mails sturen naar individuen:
Als u de functies Bulk-e-mail of Verkoopcampagnes in Freshworks CRM gebruikt voor e-mailcampagnes, moet u een "Opt-In"-proces implementeren om toestemming te krijgen om de persoon te e-mailen met vermelding van wanneer u het e-mailadres hebt gekregen en wat u van plan bent ermee te doen. Stel dat u een bedrijf heeft dat twee producten verkoopt - A en B. Als u de gegevens van een persoon krijgt via een verkoop van Product A en u e-mailt deze persoon over product B, kan dit worden beschouwd als een inbreuk op de AVG. U kunt dit voorkomen door meerdere opt-in voorwaarden in te stellen.
Telefoongesprekken/koud bellen:
De AVG verbiedt u momenteel niet om te bellen naar potentiële klanten, maar voor verantwoordingsdoeleinden moet u weten wanneer u hebt gebeld en hoelang de oproep duurde. Met het ingebouwde telefoonkanaal in Freshsales kunt u oproepen loggen en notities maken. U heeft nu ook de mogelijkheid om het opnemen van gesprekken aan en uit te zetten.
Hoe lang kan een CRM de gegevens van een persoon opslaan:
De AVG-wetgeving heeft regels rondom dit beleid die variëren op gebied van de omvang van deze gegevens en de tijdsduur dat het redelijk kan zijn om deze gegevens op te slaan, afhankelijk van uw specifieke zakelijke behoeften. De wetgeving schrijft bijvoorbeeld voor dat er buiten de garantieperiode van het product geen redelijke behoefte is voor een bedrijf om de gegevens van een persoon te bewaren. Freshsales heeft nu een functie "Verwijderen" waarmee u gegevens van contactpersonen volledig uit Freshworks kunt verwijderen. Dit geldt ook voor back-up en archivering.
Rechten en verzoeken van een individu:
Volgens de AVG-wetgeving kan een persoon een update van zijn of haar informatie aanvragen, een rapport van welke informatie u heeft verzamelend, en heeft hij of zij het recht om te worden vergeten. Wanneer dergelijke verzoeken worden gedaan zal een goede CRM-software met robuust gegevensbeheer het voor u gemakkelijker maken om de juiste persoon te identificeren en ervoor te zorgen dat deze persoon slechts één keer in uw systeem voorkomt. Freshworks maakt het gemakkelijk om gegevens in één klik te bekijken, exporteren en verwijderen!
Gebruikerstoegangsrechten:
Nu de AVG in werking is getreden is het raadzaam om de structuur van uw team te bekijken en na te gaan hoe uw team uw CRM-software gebruikt en toegang heeft tot de daarin aanwezige gegevens. Met de meeste CRM's kunt u in het algemeen bepalen wie toegang heeft tot wat voor soort gegevens en wie rechten heeft om deze gegevens te bekijken, te wijzigen en te verwijderen.
