Relatório de vendas: o que é e como usar I Freshsales

O trabalho dos líderes e gerentes de vendas está cada dia mais complexo. Entre as várias funções do dia a dia, estão:

Criar estratégias de vendas que gerem novas receitas;
Expandir a base de clientes;
Otimizar o processo de vendas;
Contratar e reter talentos;
Prestar suporte para as equipes de vendas nas linhas de frente.

Não é pouca coisa!

Para gerenciar tudo isso com eficiência e tempo limitado, você precisa tomar decisões inteligentes que guiarão suas equipes e a empresa na direção certa. É preciso entender sobre quais táticas de vendas estão funcionando, onde você precisa melhorar e como pode replicar o que já deu certo. É aqui que os relatórios de vendas podem ajudar.

O que é um relatório de vendas?

Um relatório de vendas resume todas as atividades de vendas em uma empresa durante determinado período. Assim, dados anteriores e atuais são extraídos e organizados de uma forma que ajude a tirar conclusões significativas sobre as vendas futuras.

Os relatórios de vendas são capazes de fornecer informações valiosas desde as menores atividades até uma visão geral sobre o seu pipeline de vendas. Isso permite entender o progresso da equipe em relação às metas de vendas, bem como tomar decisões baseadas em dados.

Por que os relatórios de vendas são importantes?

Como você deve ter notado, os relatórios de vendas pavimentam o caminho para direcionar o crescimento dos negócios. Vamos entender como isso pode impactar cada aspecto da sua empresa?

Importância dos relatórios de vendas nos negócios

Os relatórios de vendas podem ajudar líderes e gestores a obter insights sobre seus negócios para ajudar na tomada de decisão. Eles podem usar esses relatórios para:

Rastrear a receita, o pipeline de vendas e a taxa de rotatividade (churn rate);
Identificar tendências positivas e negativas no mercado;
Mapear uma estratégia de negócios com base nas tendências observadas;
Obter visibilidade do desempenho dos produtos, serviços e setores;
Identificar territórios de alto desempenho e concentrar-se nos pontos de ação.

Importância dos relatórios de vendas na capacitação de vendas

Os integrantes do time de capacitação de vendas são heróis anônimos por trás do sucesso das vendas. Afinal, eles fornecem à equipe de vendas ferramentas, treinamentos e conteúdos necessários para aumentar sua produtividade.

Os relatórios de vendas dão à equipe uma visão sobre:

Quando um vendedor está pronto para fazer sua primeira call de prospecção;
Quanto tempo leva para um novo vendedor atingir sua meta total;

Quando eles conseguem atingir seu objetivo pela primeira vez;
A qualidade dos materiais de capacitação de vendas, treinamento e suporte fornecidos — e muito mais.

Importância dos relatórios de vendas no desempenho de vendas

Com os relatórios de vendas, os líderes e gerentes de vendas também podem facilmente:

Identificar obstruções no funil de vendas;
Analisar a eficácia do seu processo de vendas;
Obter uma visão geral das negociações em andamento no pipeline de vendas;
Prever as vendas com maior precisão;
Ganhar visibilidade sobre o desempenho da equipe de vendas.

Importância dos relatórios de vendas no desempenho da equipe de vendas

Os relatórios de vendas fornecem ainda visibilidade do desempenho de vendas, não apenas para o gerente, mas também para cada vendedor. Isso permite que eles reflitam sobre:

Novas oportunidades em seu pipeline de vendas;
Desempenho dos seus e-mails para leads frios;
Resultados das reuniões de vendas.

Isso faz com que eles possam perceber onde é necessário um esforço extra para atingir seus objetivos.

Os gerentes de vendas também usam os relatórios de atividades de vendas para entender o desempenho da sua equipe. Podem identificar vendedores de acordo com suas habilidades, por exemplo, para incentivá-los e apoiá-los a ter um melhor desempenho.

Como criar relatórios de vendas?

Criar relatórios eficazes é fundamental, porque você deve apresentar os dados sobre seu progresso (ou a falta dele) da melhor maneira possível. Isso se torna mais crucial quando você cria esses relatórios para seus líderes. Então, aqui está um guia de quatro etapas para criar relatórios de vendas bem-sucedidos!

1. Para quem você está criando o relatório?

Para criar um relatório de vendas que seu público entenda, você precisa saber o que é importante para eles e o que vão procurar no documento.

Por exemplo, um chefe de marketing pode querer saber quais campanhas de marketing trouxeram leads de alta qualidade ou quantos MQLs estão sendo convertidos em SQLs. Por outro lado, um vice-presidente de vendas gostaria de saber a taxa de fechamento e os territórios com bom desempenho. Enquanto um CRO, provavelmente, pode desejar saber a receita gerada junto aos gastos com vendas.

Ao enviar um relatório de vendas para a alta liderança, certifique-se de que ele transmita um panorama real. Mas, ao compartilhar com seus colegas ou gerente direto, inclua os menores detalhes de seus esforços e seus resultados.

2. Decida o prazo

Os números significam pouco se não forem projetados no momento certo. Às vezes, eles podem variar muito ou quase não oscilar. Mas, o mais importante, podem não transmitir as informações certas.

Por exemplo, embora um relatório diário sobre vendas ajude-o a acompanhar seu progresso, você pode não ser capaz de identificar tendências de vendas ou bloqueios no pipeline. Um relatório semanal ou quinzenal sobre o progresso das vendas já pode dar uma visão panorâmica das negociações em diferentes estágios.

Isso dá uma ideia melhor de onde você precisa concentrar seus esforços e como você pode ajudar sua equipe a atingir suas metas. Mais uma vez, as principais lideranças buscam o panorama completo — relatórios mensais ou trimestrais mostram as tendências de vendas nas últimas semanas ou meses. Portanto, o período para o qual você deseja criar um relatório depende do que você deseja transmitir.

3. Reúna os dados certos

No momento em que chegar a esta etapa, você terá descoberto:

O que quer transmitir;
E com quem deseja compartilhar.

O software CRM pode criar relatórios de vendas em um instante, uma vez que você insere os dados que tem. E um CRM poderoso, com capacidades analíticas, terá acesso a todas as atividades de vendas. Ele armazena todos os históricos de dados, desde o momento em que um lead entra em seu site até o fechamento do negócio e pós-venda. Isso ajuda a criar relatórios de vendas precisos com apenas alguns cliques.

4. Escolha layouts envolventes

O objetivo principal dos relatórios de vendas é transmitir informações em um formato fácil de decifrar. E escolher os recursos visuais certos pode ajudar seu público a obter instantaneamente a visualização que precisa.

Uma maneira de fazer isso é usar gráficos e tabelas que explicam o significado por trás dos números. Existem diferentes tipos de recursos visuais, cada um com o propósito de representar mensagens diferentes. Abaixo, estão três representações visuais populares usadas para criar relatórios de vendas.

Gráfico de pizza

Um gráfico de pizza é um gráfico circular que mostra as contribuições relativas de diferentes segmentos. Isso é usado principalmente para representar porcentagens de várias categorias. Por exemplo, você pode usar um gráfico de pizza para mostrar a contribuição da receita de diferentes territórios ou porcentagem de leads de várias campanhas.

Gráfico de linha

Um gráfico de linha conecta pontos de dados individuais ao longo de um período especificado para mostrar um aumento ou queda nos números. Ele compara as mudanças em um período de tempo curto ou longo e é útil para identificar tendências de mercado.

Você pode usar um gráfico de linha para representar o aumento ou a queda dos números de vendas, da taxa de rotatividade do cliente ou do tráfego do site em um período específico.

Gráficos de barra

Os gráficos de barras são usados para comparar as métricas entre diferentes categorias ao longo de um período de tempo. Você pode usar um gráfico de barras para mostrar as vendas de diferentes produtos em sua empresa ou a receita de diferentes fontes.

E o que é um modelo de relatório de vendas?

O modelo de relatório de vendas é um layout predefinido de relatórios de vendas que você pode replicar e usar em suas análises.

A partir do simples preenchimento dos dados necessários, os modelos de relatório de vendas podem gerar um resumo visual do progresso de sua equipe de vendas e da empresa em relação às metas de vendas.

Esses relatórios fornecem insights valiosos que facilitam a tomada de decisões de maneira acertada e eficiente.

O que você pode fazer com um modelo de relatório de vendas?

O modelo de relatório de vendas é uma representação visual de todas as atividades relacionadas às vendas em sua empresa e seus resultados subsequentes.

Quando entender o que aconteceu no passado, você poderá se concentrar no porquê, identificando o que não fazer e o que fazer no seu processo de vendas.

Veja como os modelos de relatório de vendas beneficiam diferentes níveis de uma empresa.

1. Gerentes de vendas

Os diferentes tipos de modelo de relatório de vendas ajudam os gerentes de vendas a obter uma visão geral rápida do desempenho dos seguintes elementos:

Pipeline de vendas: os negócios em andamento estão avançando naturalmente em seu pipeline de vendas?
Valor do negócio: qual é o tamanho médio do valor do contrato ou negócio em que suas equipes de vendas estão trabalhando?
Previsão de vendas: quantas negociações provavelmente serão fechadas neste mês/trimestre?
Equipes de vendas: seus vendedores estão equipados com tudo que precisam para fechar negócios? Onde eles estão “presos” e precisam de ajuda?

2. Líderes de vendas

Os líderes de vendas podem usar modelos de relatório de vendas para gerar rapidamente análises que fornecem uma visão sobre:

Eficácia do processo de vendas: seu processo de vendas atual ajuda no progresso que você precisa? Onde você pode otimizá-lo ainda mais?
Desempenho do produto/serviço e território: quantos de seus produtos são vendidos em cada território?
Previsão de receita: qual a receita média por usuário, vendas líquidas e vendas brutas você provavelmente alcançará neste mês/trimestre?
Taxa de rotatividade (churn rate): seus clientes estão satisfeitos? Quantos clientes você perde a cada mês/trimestre?

3. Vendedores

Com um modelo de relatório de vendas, os vendedores podem facilmente ter uma ideia sobre:

o desempenho dos e-mails frios e follow-ups;
negociações em seu pipeline de vendas;
tamanho médio dos negócios que eles buscam;
quão perto estão de atingir sua meta de vendas.

Quer saber como você pode criar e usar os modelos de relatório de vendas para gerar os insights de que precisa? Continue lendo e mostraremos como você pode fazê-lo.

Ferramentas para criar um modelo de relatório de vendas

1. Planilhas

Para startups e pequenas empresas, sabemos como é difícil permanecer competitivo enquanto se tenta cortar despesas. As planilhas são uma forma de baixo custo para rastrear negociações no pipeline de vendas e o desempenho dos negócios.

2. CRM

À medida que sua empresa cresce e muitos negócios começam a surgir, as planilhas se tornam ineficientes para acompanhar e armazenar dados. Elas podem rapidamente se tornar confusas com várias negociações e contatos, dificultando a geração de relatórios confiáveis.

E aqui está o principal desafio: Você precisa preencher seus dados de vendas manualmente na planilha toda vez que quiser gerar um relatório.

Mesmo que seja um modelo de relatório de vendas, você ainda precisa alimentar os dados, o que definitivamente consumirá uma boa parte do seu tempo, que poderia ser utilizado para outras tarefas estratégicas.

Porém, com um eficiente software de CRM, você terá todos os dados já disponíveis no sistema, esperando para que você avalie facilmente como está o andamento das vendas em sua empresa.

Vamos nos aprofundar um pouco mais!

Modelos de relatório de vendas no CRM

Um software de CRM eficiente com recursos analíticos vem carregado com modelos de relatório de vendas gratuitos que você pode usar para criar seus templates de vendas visuais a qualquer momento.

Confira a seguir alguns dos relatórios que você pode criar usando um CRM.

Relatórios por linhas de tendência (trendline)

Os relatórios por trendlines, ou por linhas de tendências, mostram o aumento e a queda dos números em um determinado período. Isso ajuda a identificar tendências em períodos semanais, mensais e trimestrais:

Suas vendas estão crescendo consistentemente mês a mês?
Suas fontes principais estão preenchendo as informações que você deseja ver?
Você vê uma queda em acordos ou negócios durante um determinado mês a cada ano?

Os relatórios por trendlines ajudam você a responder às perguntas acima e muito mais!

Relatórios de ciclo de vendas e desempenho

Um CRM reúne todas as atividades de vendas realizadas por sua equipe. Ele usa essas informações para criar relatórios de ciclo de vendas e desempenho de vendas que respondem a duas perguntas importantes:

Quanto tempo sua equipe leva para converter um lead qualificado de vendas (SQL) em um cliente pagante?
Em qual estágio do negócio seus vendedores estão frequentemente estacionados?

Com isso, você identifica os gargalos com mais rapidez e elimina-os tomando decisões bem embasadas.

relatório de vendas ciclo de vendas e desempenho

Relatório de território

Com um CRM, você pode obter métricas de receita com base no território. Os CRMs analíticos fornecem modelos de relatório de vendas que identificam as regiões que estão atingindo as metas.

Isso ajuda a mapear as praças com maior potencial e as verdadeiras estrelas do desempenho em sua equipe.

Relatório de atividades de vendas

O modelo de relatórios de atividades de vendas pode fornecer as métricas cruciais de vendas, como:

tempo de resposta do lead;
taxa de abertura de e-mail;
número de chamadas feitas;
agendamentos obtidos;
taxa de conversão e muito mais.

Usando o relatório de atividades de vendas, os gerentes de vendas podem obter uma visão holística do desempenho de sua equipe e tomar decisões sobre como otimizar seu processo de vendas.

Painéis de relatório de vendas no CRM

Se você está examinando um conjunto específico de templates de vendas todos os dias, um painel de relatório de vendas em um CRM é perfeito para você.

Dashboards de relatórios

Um dashboard de relatórios de vendas é uma compilação dos seus templates de vendas que aparecem em uma única tela, para que você não precise puxar cada um deles separadamente.

Isso permite que você visualize mais dados e faça inferências com mais rapidez, sem ter que gastar muito tempo agrupando-os. Aqui estão alguns outros benefícios de um painel de vendas:

dados apresentados a você automaticamente, sem esforço manual;
compreensão dos dados periodicamente;
relatórios visuais que simplificam informações complexas;
fácil visualização de vários relatórios simultaneamente, sendo possível detectar quaisquer sinais de alerta.

Um CRM como o Freshsales permite que você faça até a curadoria de vários dashboards de vendas para suas diferentes equipes, funções e liderança. Você também pode compartilhar esses painéis com suas equipes internas e tomadores de decisão.

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