VIRTUELLA TELEFONSYSTEM

Vad är ett virtuellt telefonsystem?

Ett virtuellt telefonsystem låter dina handläggare ringa och ta emot samtal från kontoret, hemmet, eller till och med när de är på resande fot. Med ett virtuellt telefonsystem kan användare använda bärbara datorer, mobiler eller andra uppkopplade enheter för telefoni. För arbetsledare som ser över teletjänstcentraler erbjuder ett virtuellt telefonsystem insikter i realtid med viktig information. Arbetsledare och chefer behöver inte ens befinna sig på samma plats som handläggarna eller kundtjänsten som de ser över. Ditt företag kan driva en helt virtuell teletjänstcentral med ett effektivt, virtuellt telefonsystem.

Det finns även andra fördelar med att använda ett virtuellt telefonsystem. Du behöver till exempel inte investera i dyra fasta telefoner för att hantera inkommande och utgående samtal. Istället används nätet för telefonin, så att verksamhetens telefonsystem kan hanteras och användas oberoende av plats.

virtual phone system virtual phone system

FYSISKT Vs VIRTUELLT

Fysiska telefonsystem jämfört med virtuella telefonsystem

Vad som skiljer virtuella telefonsystem från fysiska telefonsystem.

FAKTOR FYSISKT TELEFONSYSTEM VIRTUELLT TELEFONSYSTEM
Startkostnad Hög startkostnad på grund av separata kostnader för installation, anslutningar, fysiska telefoner och underhåll (cirka 1 000 kr per månad). I och med att antalet användare ökar så ökar även kostnaderna för installation och underhåll exponentiellt. För en verksamhet med 5–6 handläggare blir kostnaden cirka 10 000 kr per månad.  Minimal startkostnad då inga fysiska anslutningar eller telefoner krävs. De enda kostnaderna är för VoiP-tjänster, licenser för telefonsystemet och samtalskostnader. Inga andra kostnader krävs, till skillnad från fysiska telefonsystem.
Installationstid Med tiden som krävs för att köpa in hårdvara och telefoner, och de resurser som krävs, kan installationstid vara från ett par dagar till flera veckor eller till och med månader för större företag. I princip omedelbar installation. Virtuella telefonsystem kan installeras direkt över nätet. Installationsprocessen är enkel och kräver ingen extern teknisk support.
Underhåll Fysiska telefonsystem underhålls på plats. Det betyder att organisationen kan behöva ett eget team för underhåll, eller en underleverantör, för att lägga till nya anknytningar, hjälpa ny personal o.s.v.  Ett virtuellt telefonsystem har samma enkla underhåll som annan mjukvara. Mjukvaruuppdateringar och funktioner läggs till virtuellt. Eftersom de flesta virtuella telefonsystemen ligger i molnet sker uppdateringarna enhetligt och smidigt. 
Hårdvarukrav Hårdvarukrav inkluderar:
  • Växlar
  • Kopplingsdosor
  • Fasta telefoner
  • Telefonlinjer
 Det enda som behövs är en bärbar dator eller annan enhet med internetanslutning. Om du redan har fasta telefoner kan även de användas med det virtuella telefonsystemet.

FUNKTIONER

Virtuella telefonsystem: funktioner

Virtuella telefonnummer

Med virtuella telefonnummer kan du köpa lokala och kostnadsfria nummer utan att behöva fast telefoni eller SIM-kort. Det är väldigt behändigt om organisationen har en teletjänstcentral för ”cold calling” eller kundtjänst. 

Samtalshantering

Arbetsledare och chefer kan få total kontroll över telefontjänsterna med funktioner som låter dem se över samtal, delta i aktiva samtal, spela in samtal, ha telefonkonferenser, blockera samtal och mycket mer.

Anpassade välkomstmeddelanden

Med anpassade meddelanden kan du välkomna kunderna som ringer in. Med ett virtuellt telefonsystem kan du spela in meddelanden att använda för att välkomna kunderna, skicka meddelanden, o.s.v.

Kontrollpanel i realtid

Med en kontrollpanel i realtid kan du få en god översikt över det virtuella telefonsystemet med inkommande och utgående samtal, genomsnittlig samtalstid, tillgängliga handläggare, samtal i kön och mer.

Röstbrevlåda

Med en röstbrevlåda kan kunderna lämna röstmeddelanden när de inte kan komma fram till en handläggare. Det är väldigt användbart i fall då kunden vill lämna information till mottagaren. 

Varma överföringar

Om handläggare gör ”cold calling” eller svarar på frågor från kunder kan ”varma” överföringar låta dem ge nästa handläggare information om sammanhanget och om vem som kopplas vidare. 

Telefonkonferenser

Med telefonkonferenser kan flera deltagare delta i samma samtal. Det är användbart när samtalet berör flera olika deltagare eller olika delar av personalen från samma kontor eller från olika delar av världen.

Samtalsinspelning

Vid komplexa kundfrågor eller andra ärenden som behöver undersökas vidare kan en telefonkonferens med flera deltagare lösa många problem. 

Rapporter & analys

Med ett virtuellt telefonsystem kan du få mer information om verksamhetens samtal med rapporter som ger dig en visuell bild av viktiga uppgifter. Uppgifterna kan handla om analys av team, analys av samtal eller analys av processer.

FÖRDELAR

Fördelar med virtuella telefonsystem för mindre företag

För små företag är varje resurs av största vikt. Samtidigt måste de snabbt kunna växa om det finns möjlighet till det. Då behöver bolaget ett telefonsystem som kräver minimalt med resurser, tid och arbete för att installeras och användas. 

Det finns otaliga fördelar som ett virtuellt telefonsystem kan ge småföretagare. 

Telefoni på distans

Virtuella telefonsystem ger dig friheten att arbeta från valfri plats. Dina handläggare kan hantera verksamhetens samtal på distans, utan att behöva fysisk kontorsplats. Ett virtuellt telefonsystem är det bästa verktyget för team som ofta är på språng eller som arbetar på distans.

Betala per period

Slipp fasta, långsiktiga kostnader. Virtuella telefonsystem är molnbaserade SaaS-applikationer, vilket betyder att du bara behöver betala för vad du använder. Dessutom slipper du oroa dig för gamla IT-infrastrukturer som måste uppdateras eftersom det virtuella telefonsystemets mjukvara uppgraderas online.

Användarvänlig installation

Ett virtuellt telefonsystem är en molnbaserad webbapplikation som du enkelt installerar själv. Det kräver ingen teknisk expertis och inga dyra konsulter eller tekniker. 

Ingen utbildning krävs

Virtuella telefonsystem har intuitiva gränssnitt och ett arbetsflöde som gör det enkelt att använda systemet utan utbildning. Med ett användarvänligt, virtuellt telefonsystem behöver du inte betala för teknisk träning. 

Autosvar

Vid ökat antal inkommande samtal eller när företaget saknar resurser kan du skapa ett autosvar som hanterar samtalen. Autosvaret kan läsa upp ett standardmeddelande som informerar kunden om nästa tillgängliga tid eller ger dem anvisningar om att lämna ett röstmeddelande.

Automatisk samtalsfördelning

Programmera systemet så att det skickar vidare samtal till rätt team eller handläggare. Du kan koppla vidare samtal baserat på telefonnumret som ringer in, samtalets tidpunkt, samtalets funktion (såsom om det är en förfrågan eller om kunden behöver hjälp) och mycket mer.

freshcaller

Freshdesk Contact Center: Det bästa virtuella telefonsystemet för din verksamhet

Freshdesk Contact Center är marknadens bästa virtuella telefonsystem. Det har massvis av smarta funktioner som hjälper både småföretagare och globala organisationer att hantera telefonin och att erbjuda kundtjänst och support till sina kunder. Det användarvänliga gränssnittet kräver minimal träning för att användas. Med andra ord slipper du betala för dyr utbildning eller anlita externa tekniker för att komma igång. 

Valmöjligheter för telefonnummer

Virtuella telefonnummer

Du kan köpa lokala, internationella och kostnadsfria nummer i fler än 90 länder för så lite som 1 $ per månad. Det är även möjligt att köpa skräddarsydda nummer för din verksamhet. Med virtuella telefonnummer kan du bedriva en global verksamhet och samtidigt erbjuda support för dina lokala kunder.

Läs mer om virtuella telefonnummer

Nummeröverföring

Du kan enkelt föra över existerande telefonnummer och kontakter till ditt virtuella Freshdesk Contact Center-system. Du kan även föra över samtalsflöden och talsvarsmenyer såsom de användes i det gamla systemet. Med Freshdesk Contact Center kan du lita på att verksamheten inte störs när du går över till ett virtuellt telefonsystem.

Maskera samtal

Du kan maskera ditt existerande telefonnummer med ett alternativt telefonnummer när du ringer samtal. Det betyder att du kan erbjuda lokala nummer för valfri plats och använda dessa nummer för att maskera numret till din kundtjänst. Samtidigt skyddar det uppringarens identitet. 

Läs mer om att maskera nummer

Funktioner för samtalshantering

Röstbrevlåda

Du kan koppla vidare samtal till en personlig röstbrevlåda med skräddarsydda meddelanden för tappade samtal samt för din kundtjänst eller support. Din personal kan även skapa meddelanden att spela upp när det inte finns en tillgänglig handläggare, eller så kan säljteam lämna röstmeddelanden till potentiella kunder när de inte kommer fram.

Läs mer om röstbrevlådor

Talsvar i flera nivåer

Skapa ett system för talsvar som kan koppla vidare samtal till undermenyer eller till handläggare via självhjälp. Med talsvar minskas handläggarnas arbetsbörda när det kommer till att svara på grundläggande frågor. Det hjälper även till att segmentera samtal och att koppla dem till rätt handläggare eller meny.

Läs mer om talsvar i flera nivåer

Delade telefonlinjer

Ett gemensamt telefonnummer för verksamheten kan användas av flera olika handläggare eller avdelningar för att samtidigt ringa eller besvara samtal. Det betyder att du inte behöver köpa eller installera flera olika telefonnummer för de olika handläggarna eller avdelningarna. 

Hantering av telefonsystemet

Kontrollpanel i realtid

Freshdesk Contact Center har en detaljerad kontrollpanel som visar samtalsköer, handläggarnas tillgänglighet och annan viktig information om teletjänstcentralen i realtid. Kontrollpanelen kan även visas på större skärmar så att ett helt team kan se informationen.
Läs mer om kontrollpanel i realtid

Samtalskontroller

Arbetsledare och chefer på teletjänstcentralen kan diskret lyssna på handläggarnas samtal med kunderna för att se över kvaliteten. De kan även direkt delta i samtalen och ta över samtal när deras expertis eller erfarenhet efterfrågas.
Läs mer om samtalskontroller

Rapporter & analys

Med standardiserade och anpassningsbara rapporter kan du få detaljerad information om hur teletjänstcentralen presterar. Arbetsledare och chefer på teletjänstcentralen kan även skapa egna rapporter som ger dem relevant information för vald tidsperiod. 

Läs mer om rapporter

Freshdesk Contact Center: Den bästa mjukvaran för teletjänstcentraler