VIRTUELLE TELEFONSYSTEME

Virtuelle Telefonsysteme verstehen und nutzen

 

Was ist ein virtuelles Telefonsystem?

Ein virtuelles Telefonsystem ermöglicht es Ihren Agents, Anrufe im Büro, von zu Hause oder sogar auf Reisen zu tätigen und anzunehmen. Zugleich bietet ein virtuelles Telefonsystem Einsichten in Echtzeit und hilft Ihren Supervisoren beim Verwalten Ihres virtuellen Call-Centers. Ihre Supervisoren müssen nicht einmal physisch am selben Ort wie die Agents (Mitglieder des Telefonteams) sein, die sie kontrollieren. Damit ist ein effektives virtuelles Telefonsystem die Grundlage für ein wirklich virtuelles Call-Center.

Warum sollten Sie ein virtuelles Telefonsystem für Ihre Telefonteams verwenden?

Telefonteams oder Call-Center-Agents übernehmen die sprachbasierten Anfragen für Ihr Unternehmen. Bei einigen Unternehmen ist es erforderlich, dass alle Mitarbeiter während der Kundengespräche vor Ort anwesend sind. Jeder Unternehmer weiß, dass Telefongespräche eine Kundenbeziehung aufbauen oder zerstören können. Man muss jedoch bedenken, dass immer größere Teile der Belegschaft eine virtuelle Arbeitsumgebung bevorzugen, daher ist die Nutzung eine ortsgebundenen Telefonsystems heutzutage veraltet. Unternehmen von heute benötigen robuste virtuelle Telefonsysteme, um Qualitätsservice bieten zu können und die virtuell ausgerichtete Mitarbeiterschaft effektiv einzusetzen.

VIRTUELLE CALL-CENTER

Ihr virtuelles Call-Center verdient das beste virtuelle Telefonsystem

Was ist ein virtuelles Call-Center?

Telefonteams oder Call-Center kümmern sich um die Masse der Kundengespräche von Unternehmen. Es kann aber sein, dass einige oder alle der Agents in Ihrem Call-Center von verschiedenen Orten aus arbeiten. Einige Agents möchten vielleicht gerne von zu Hause aus tätig werden oder befinden sich in anderen Städten und Ländern oder sogar auf anderen Kontinenten. Dasselbe kann für Ihre Supervisoren gelten. Jede Gestaltung eines Call-Centers, bei der die Telefonteams nicht unbedingt am selben Ort anwesend sein müssen, um ihre Arbeit zu verrichten, ist daher ein virtuelles Call-Center.

B2B-Kunden verlangen heute nach Tools, die ihnen dabei helfen, unabhängig von ihrem Aufenthaltsort produktiv zu bleiben. Virtuelle Belegschaften werden immer üblicher, denn Unternehmen möchten ihre geografische Reichweite vergrößern, ohne Büros an jedem Standort unterhalten zu müssen. Geschäftserweiterungen führen zu Situationen, bei denen Telefonteams ihren Sitz in verschiedenen Teilen der Welt haben. Ihr Unternehmen benötigt daher eine Call-Center-Software, die es ihm ermöglicht, ein virtuelles Call-Center aufzubauen.

Zugleich muss ein solches Telefonsystem es Ihren Supervisoren ermöglichen, die über verschiedene Orte verteilten Agents zu überwachen, ohne jeweils vor Ort anwesend sein zu müssen. Kurz gesagt: Ihr Unternehmen benötigt ein einfach zu benutzendes und effektives virtuelles Telefonsystem.

Vorteile eines virtuellen Call-Centers

Anrufe von überall aus annehmen

Ihre Mitarbeiter können Anrufe flexible von überall aus annehmen, sei es am Schreibtisch, an anderer Stelle im Büro oder sogar zu Hause.

Gespräche mit Kontext führen

Anrufnotizen und -aufzeichnungen stellen sicher, dass Ihren Agents immer der gesamte Kontext zur Verfügung steht, um die Kunden optimal betreuen zu können.

Anrufkontrolle in Echtzeit

Kontrollieren Sie Gespräche in Echtzeit, auch dann, wenn Ihre Agents an anderen Orten oder von zu Hause aus arbeiten.

In Minutenschnelle einsatzbereit

Wenn Sie ein gutes virtuelles Telefonsystem haben, ist Ihr Call-Center in Minutenschnelle eingerichtet und einsatzbereit.

Unbegrenzte Skalierbarkeit

Ihr Telefonsystem hinkt nie dem Unternehmenswachstum hinterher und ist kein Hemmschuh, denn ein virtuelles Telefonsystem ist unbegrenzt skalierbar.

Kompakte Büroräume

Da Ihre Call-Center-Agents auch von zu Hause aus arbeiten können, benötigen Sie weniger Büroraum für Ihr Unternehmen.

VIRTUELLE AGENTS

Verwandeln Sie Ihre Telefonteams in ein virtuelles Call-Center

 
Unverzichtbare Funktionen von virtuellen Telefonsystemen für Agents

Ihre Agents können Anrufe von überall aus annehmen

Wählen Sie die richtigen Kanäle für die Kommunikation mit Ihren Kunden und prüfen Sie dann die optimale Vorgehensweise für das Einrichten eines Call-Centers, einer Wissensdatenbank oder eines Kontaktzentrums. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens lohnt es sich, schon in den Anfangstagen in ein Call-Center zu investieren, um Ihren Kunden eine Möglichkeit für eine persönliche Ansprache zu bieten. Wenn das Telefon sogar der Hauptkanal für die Kommunikation mit Ihrer Kundenzielgruppe ist, ist die Einrichtung eines Call-Centers unumgänglich.

Ihre Agents können jederzeit auf Anrufnotizen zugreifen und Aufnahmen anhören                      

Eine Kernfunktion jedes virtuellen Telefonsystems ist die Möglichkeit, jederzeit auf frühere Anrufnotizen zuzugreifen und Anrufaufnahmen anzuhören. Das bietet mehrere Vorteile. Ihre Agents können ihre Gespräche erneut anhören und so ihre Gesprächsfähigkeiten verbessern. Zugleich dienen die Aufnahmen und Notizen dazu, Ihre Agents schnell auf den aktuellen Stand des Kundenanliegens zu bringen.

Ihre Agents können Anrufe auf einem Mobilgerät oder Laptop annehmen

Ihre Interessenten und Kunden warten nicht, während Ihr Team noch bei der Anfahrt ist. Telefonanrufe werden normalerweise geführt, um sofort zu einer Lösung zu kommen, daher sollte Ihr virtuelles Telefonsystem in der Lage sein, Anrufe auf die Mobilgeräte oder Festnetzanschlüsse Ihrer Agents umzuleiten.

VIRTUELLE SUPERVISOREN

Echtzeitkontrolle Ihres virtuelles Call-Centers

 

Unverzichtbare Funktionen von virtuellen Telefonsystemen für Supervisoren

Ihre Supervisoren können Ihr virtuelles Call-Center in Echtzeit kontrollieren

Ein Call-Center ist nur dann wirklich virtuell, wenn Ihre Supervisoren alle virtuellen Agents in Echtzeit kontrollieren können. Das bedeutet, dass die Supervisoren in die Lage versetzt werden müssen, bei Bedarf jedes einzelne Gespräch und jeden Schritt mitzuhören. Auch das Aufschalten auf ein Gespräch gehört zu den Kernfunktionen eines wirklich virtuellen Telefonsystems.

Ihre Supervisoren können die Verfügbarkeit Ihrer Agents in Echtzeit überprüfen

Für Supervisoren ist es wichtig, die Verfügbarkeit von virtuellen Agents überprüfen zu können. Die Agents können sich gerade im Gespräch mit Kunden oder Interessenten befinden oder gerade mit der Anrufnachbearbeitung beschäftigt sein. Ebenso können sie für das Tätigen oder Annehmen von Anrufen verfügbar sein. Schließlich ist es auch möglich, dass ein Agent offline ist und daher nicht zur Verfügung steht. Ein virtuelles Telefonsystem muss Ihren Supervisoren die Möglichkeit bieten, den jeweiligen Status Ihrer Agents in Echtzeit zu überprüfen.

Ihre Supervisoren können alle Anrufer in der Warteschlange sehen

Supervisoren müssen auch bei zeitweisem Ansteigen der Telefongespräche immer den Überblick behalten. Das muss in Zusammenarbeit mit den Administratoren Ihres virtuellen Call-Centers erfolgen. Daher benötigen Ihre Supervisoren eine Möglichkeit, den Stand der Warteschlange und die Anzahl der gehaltenen Gespräche in Echtzeit zu verfolgen.

VIRTUELLE ADMINISTRATOREN

Sofortige Einrichtung Ihres virtuellen Call-Centers

 

Unverzichtbare Funktionen von virtuellen Telefonsystemen für Administratoren

Virtuelle Administratoren

Eine Aufgabe Ihrer Administratoren ist es, zusammen mit den Supervisoren, regelmäßig die Leistung Ihres virtuellen Call-Centers zu überwachen und es entsprechend zu optimieren. Für Administratoren ist es wichtig, dass Sprachdialogsysteme (Telefonbäume), Anrufabläufe, Willkommensgrüße und die Voicemail-Einstellungen einfach zu bearbeiten sind. Zudem müssen die Administratoren in die Lage versetzt werden, ihre Aufgaben virtuell erfüllen zu können, ohne persönlich zu jedem Sitz Ihres Unternehmens reisen zu müssen, etwa für eine Aktualisierung der Telefonrichtlinien.

 

Skalieren Sie Ihr virtuelles Call-Center in Echtzeit

Virtuelle Administratoren von Call-Centern benötigen Telefonsysteme, die sie dabei unterstützen, Agents, Teams, Geschäftszeiten und Begrüßungstexte hinzuzufügen oder zu entfernen. Gleiches gilt für die Bearbeitung von Sprachdialogsystemen und Eskalationswarteschlangen. Änderungen in diesen Bereichen müssen sofort wirksam werden. Die Tage von aufgeblähten virtuellen Telefonsystemen, die nicht mit Ihren Geschäftsanforderungen skalieren, sind vorbei.

 

Geben Sie Ihren Call-Center-Agents die Möglichkeit zum effektiven Führen von Gesprächen

Administratoren benötigen ein virtuelles Telefonsystem, das die Zusammenarbeit zwischen den Agents ermöglicht. Zugleich muss das Telefonsystem den relevanten Kontext für die Gespräche mit Kunden und Interessenten zur Verfügung stellen und sollte keine unnötigen Anforderungen an die Hard- und Software stellen.

GEschäftliche Telefonsysteme

Freshcaller: Das beste virtuelle Telefonsystem für Ihr Unternehmen

 

Warum ist Freshcaller das ideale virtuelle Telefonsystem?

Freshcaller ist ein virtuelles Telefonsystem, das ohne zusätzliche Telefonhardware eingerichtet werden kann. Über Freshcaller können Sie lokale und gebührenfreie Rufnummern in mehr als 50 Ländern buchen. Damit müssen Sie nicht herumreisen und auch keine virtuellen Call-Center in jedem Land einrichten, dessen Rufnummern sie nutzen wollen.

 

Einfache Einrichtung

Früher machten sich Unternehmen immer Sorgen um das technische Know-how, das notwendig war, um solche Lösungen einzuführen. Heute ist das anders, denn mit Freshcaller können Sie Ihr eigenes geschäftliches Call-Center in nur zwei Minuten einrichten. Dabei können Sie mit dem kostenlosen Plan beginnen und unbegrenzt viele Teammitglieder hinzufügen. Später können Sie, je nach der für Ihr Telefonsystem notwendigen Komplexität und Teamgröße, auf Wunsch aufstocken.

 

Geringe Wartungsanforderungen

Mit Freshcaller müssen Sie nicht in Trainingsstunden investieren, denn die Software ist einfach zu verstehen und zu benutzen. Es gibt keine Wartungsgebühren, denn Sie benötigen keine zusätzliche Telefonhardware für Ihre Call-Center-Lösung. Freshcaller ist ein cloudbasiertes virtuelles Telefonsystem, so dass Sie auch keine Software herunterladen müssen, um Telefongespräche führen zu können. Gleichzeitig bedeutet das, dass Ihre Daten nie aufgrund von örtlichen Ausfällen oder Naturkatastrophen am Ort Ihres Unternehmens verloren gehen können. Sie können sicher sein, dass es keine Fehlerquelle für Ihre Anrufdaten gibt.

Funktionen des virtuellen Telefonsystems von Freshcaller

 

Funktionen für virtuelle Agents

Geteilte Leitungen

Ermöglicht eine Rufnummernaufteilung zwischen mehreren Nutzern und die Annahme von eingehenden Anrufen überall und von jedem Telefon aus.

Mehr zu geteilten Leitungen

Kundeninteraktionsverlauf

Sehen Sie sich alle bisherigen Gespräche Ihrer Agents mit den Kunden an und helfen Sie so, schneller Lösungen zu finden.

Mehr zum Kundeninteraktionsverlauf

Antworten im Browser

Ein hochmodernes Telefonsystem, das es Ihren Agents ermöglicht, Anrufe ganz ohne Aufwand über einen Internetbrowser zu tätigen und anzunehmen.

Funktionen für virtuelle Supervisoren

Anrufkontrolle und Anrufaufschaltung

Ihre Supervisoren können über unser Live-Dashboard alle Telefongespräche in Echtzeit kontrollieren und sich bei Bedarf auf Anrufe aufschalten, um die Quote der First Call Resolution zu erhöhen.

Mehr zu Anrufkontrolle und Anrufaufschaltung

Anrufwarteschlangenkontrolle

Mit dieser Funktion sehen Sie eine Liste der Anrufer, die sich in der Warteschlange befinden, um mit einem Agent zu sprechen. So können Sie oder Ihre Supervisoren je nach Anruferprofil bestimmten Anrufer Vorrang einräumen und sie direkt einem Agent zuweisen.

Agentenverfügbarkeit

Leiten Sie Anrufe je nach Verfügbarkeit schnell zu anderen Büros, Agents und entfernten Teams um und verkürzen Sie so die Gesprächshaltezeiten.

Funktionen für virtuelle Administratoren

Mehrstufiges Sprachdialogsystem

Mit einem vollkommen flexiblen Sprachdialogsystem können Sie Anrufe einfach an Ihre Agents oder Teams weiterleiten und Selbstbedienungsmöglichkeiten einbinden.

Mehr zum Sprachdialogsystem

Anrufkonferenzen

Vermeiden Sie Eskalationen und Anrufweiterschaltungen, indem Sie Agents zu laufenden Gesprächen hinzuschalten, um dem Anrufer sofort weiterhelfen zu können.

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Anrufer-ID für eingehende Anrufe

Bei eingehenden Anrufen werden detaillierte Informationen zum Anrufer und den vorherigen Interaktionen des Anrufers mit Ihrem Unternehmen angezeigt.

Mehr zur Anrufer-ID für eingehende Anrufe

Freshcaller: Die beste Call-Center-Software