¿Qué son los números telefónicos virtuales?

Los números telefónicos virtuales (o números virtuales) son números telefónicos que existen sin una línea telefónica física o una tarjeta sim asociadas. Ofrecen una variedad de beneficios que los números telefónicos convencionales simplemente no tienen.

Por ejemplo, los números virtuales usan internet para hacer y recibir llamadas. Pueden usarse en cualquier dispositivo, como un ordenador, teléfono móvil o teléfono fijo (y típicamente se asocian con un sistema telefónico virtual). Con los números telefónicos virtuales, usted puede hacer y recibir llamadas de cualquier persona en cualquier parte del mundo, tal como haría con un teléfono, pero sin el incordio de los cables o líneas telefónicas.

¿Cómo eran las cosas antes de que hubiese números telefónicos virtuales?

Veamos, por ejemplo, el caso de Freida: es propietaria de una pequeña empresa en crecimiento. Tiene clientes que no están ubicados en su mismo país, y algunos empleados que utilizan teléfonos físicos para hacer y recibir llamadas. También desea expandir el ámbito de operación de su empresa. Sin embargo, hay una serie de dificultades que le impiden crear la empresa con la que sueña.

Como Freida tiene clientes fuera del país, los cargos por llamadas internacionales ya le pesan bastante en el presupuesto, y esto empeorará a medida que obtenga más clientes.

Está claro que, si lo que Freida pretende es hacer crecer su empresa, tendrá que adquirir un sistema telefónico empresarial con prestaciones para llamadas internacionales, y que además le brinde apoyo a medida que aumente la escala de sus operaciones. Su primera opción es adoptar un sistema telefónico in situ, y esto es algo que las empresas han utilizado durante décadas,

Con un sistema telefónico in situ, tendría que instalar líneas telefónicas fijas. También tendría que comprar y mantener más hardware. Agregar más funciones, como redireccionamiento de llamadas, reenvío y recepcionista automático para manejar sus llamadas implicaría configurar un sistema telefónico completo en su oficina, con todos los servidores, cables y tarjetas de red que implica. Estas ocupan mucho espacio, su instalación consume tiempo y son costosas.

Para propietarios de pequeñas empresas como Freida, que buscan opciones rentables y flexibles, una solución in situ simplemente no resulta práctica.

¿Y ahora qué puede hacer?

La era de la nube

Es aquí donde entran en juego los números telefónicos y sistemas telefónicos virtuales. Son particularmente cómodos para pequeñas empresas que buscan crecer. Pueden ayudar a las empresas a volverse más eficientes, reducir significativamente sus costes y a eliminar todo el engorro y los numerosos equipos físicos que implican los sistemas telefónicos tradicionales.

 

Los tipos de números telefónicos virtuales

Existen muchos tipos diferentes de números virtuales, y cada uno tiene su propósito específico. Veamos cómo usarlos para hacer más y mejores negocios.

Números locales

Con los números virtuales locales, usted podría estar ubicado físicamente en EE. UU., comprar un número en Australia y usarlo para hacer y recibir llamadas. Como este es un número local en Australia, a pesar de estar ubicado en EE. UU., se le cobrarán tarifas locales.

La mayor ventaja de los números virtuales locales es que eliminan todas las barreras regionales. Los negocios lo usan para conectarse mejor con los clientes y para limitar los cargos por llamadas internacionales.

Números gratuitos

Tal como su nombre ─"gratuitos"─ sugiere, las llamadas a estos números son gratis y comienzan por sus propios prefijos: 800, 855, 866, 877 u 888. Son pagados por el destinatario, y por tanto las llamadas son gratuitas para quien llama.

Los potenciales compradores y clientes tienen una mayor probabilidad de llamar al número cuando saben que no se les cobrará por ello. Las empresas suelen tener un número gratuito para animar a la gente a que les llame.

Números de exhibición

Digamos que Freida vende flores al público en general: es posible que quiera un número que transmita lo que su empresa vende. Esto es posible con los números de exhibición: su número empresarial podría ser 1-800-FLORES. Esto garantiza que, una vez que la personas vean su número, sepan exactamente qué clase de empresa es.

Los números de exhibición suelen ser una mezcla de números y palabras. También pueden ser números solo con cifras. En estos casos suelen ser una repetición de dígitos, y son muy utilizados por empresas de taxis o de envío de comidas. Por ejemplo: el número de la pizzería 241 pizza (dos pizzas por el precio de una) es 241-0-241.

Los números de exhibición tienen un propósito muy específico: ser fáciles de recordar. Si usted usa un número de exhibición, lo más probable es que la gente se acuerde más de su número, lo que se traduce en más llamadas a su empresa. También son una buena estrategia de marketing para las empresas. Los números de exhibición suelen ser gratuitos.

Por qué comprar números telefónicos virtuales

Ofrecer una apariencia profesional

Para la mayoría de los clientes, el primer contacto con una empresa es por teléfono. Por tanto, para las pequeñas empresas es importante el lucir profesional y establecer confianza. Como se mencionó anteriormente, los números telefónicos virtuales se usan en conjunto con los sistemas telefónicos virtuales. Con estos, es posible desviar las llamadas entrantes a los recepcionistas automáticos o los correos de voz, reenviarlas a equipos específicos o redirigirlas a un número externo.

Se operan por internet y todos los datos están presentes en la nube. Al ofrecer a las pequeñas empresas una imagen profesional, ayuda a salvar la brecha entre las pymes y las grandes empresas.

Deshacerse del hardware

Los números telefónicos virtuales le permiten operar sin el engorroso hardware que típicamente acompaña a los teléfonos in situ. Al comprar un número telefónico virtual, usted puede usarlo junto con sus teléfonos, ordenadores y hasta móviles existentes, sin estar atado a teléfonos de escritorio ni a líneas telefónicas, lo que permite operar desde cualquier parte. Esto brinda una gran flexibilidad y puede resultar útil si usted es una empresa en crecimiento.

Llamadas internacionales a tarifas locales

En el caso de Freida, si ella desea expandir su negocio internacionalmente, tendría que gastar un montón de dinero en cargos por llamadas internacionales. Incluso si la gente está interesada en su empresa, es posible que duden en llamar a un número en otro país, por temor a que les cobren tarifas internacionales.

Si compra un número virtual en otro país, puede llamar a las tarifas locales, lo que se traduce en unos ahorros significativos. A la vez, sus clientes estarían más cómodos llamando a un número local.

Establecer una presencia local sin necesidad de presencia física

La gente normalmente no mira con buenos ojos el recibir llamadas de números internacionales, por miedo a que les cobren cargos por llamada. Los números virtuales locales eliminan este problema ayudando a las empresas a desarrollar una presencia local sin tener que abrir una oficina física. Llamar desde un número ubicado en la misma región del cliente también ayuda a crear confianza.

Cómo obtener números telefónicos virtuales

La mayoría de las empresas no compran números telefónicos virtuales individualmente, sino que optan por software empresariales de sistemas telefónicos. Cuando este es el caso, los números se compran mediante el software. Usted puede elegir el país en que quiere comprar un número y también comenzar a usarlo inmediatamente.

Las llamadas se suelen cobrar por minuto, y los cargos por número varían según el tipo de número virtual que desee comprar.

Mediante un sistema telefónico virtual, todos los números ─gratuitos o locales─, se pueden gestionar desde un solo lugar. Esto ayuda a la empresa a hacer seguimiento a los diversos números que tienen.

Sin embargo, si usted desea obtener números individuales, también hay proveedores que solamente venden números. Usted puede comprar un número virtual y configurarlo para que funcione en el dispositivo que prefiera. Usted puede incluso usar múltiples números telefónicos virtuales en un solo dispositivo, o también el mismo número en diversos dispositivos.

Cómo obtener un número telefónico virtual gratis

La mayoría de las páginas web que ofrecen números telefónicos virtuales gratuitos son estafas, así que es bueno ir con cuidado. Dicho esto, Google Voice sí ofrece un número telefónico virtual gratuito exclusivamente dentro de EE. UU.; sin embargo, tenga presente que lo que es "gratis" es el número en sí mismo: sí se le cobrarán cargos por llamadas.

Además, Google Voice no está diseñado para empresas: carece de funciones básicas que todo negocio necesita. Por ejemplo, no ofrece ninguna manera de comprar números gratuitos o de monitorizar llamadas.

A alguien como Freida, que está expandiendo su empresa, le convendría más una alternativa que no fuese Google Voice.

TL;DR

Los números telefónicos virtuales actúan como números telefónicos, pero sin las dificultades inherentes a configurar sistemas telefónicos tradicionales. Los números virtuales son independientes de los dispositivos y pueden configurarse para funcionar desde un teléfono móvil o un ordenador.

También existen diversos tipos de números virtuales, cada uno con su propósito específico. También hemos evaluado diversas maneras en que usted puede comprar un número telefónico.

Al principio de los tiempos, las empresas no tenían más remedio que invertir grandes cantidades de dinero en configurar y hacer mantenimiento a sistemas telefónicos in situ. Pero esto ya no es necesario, puesto que todo se ha mudado a la nube.

Los equipos empresariales precisan de características como escalados inteligentes para redirigir llamadas a otros equipos o a un número externo cuando no estén disponibles. Debe existir una manera eficaz de gestionar el sistema telefónico. Características tales como un panel de instrumentos en tiempo real y monitorización de llamadas pueden resultar útiles en estos casos. Los sistemas telefónicos virtuales pueden brindar estas características y muchas más.

Gracias a los sistemas (y números) telefónicos virtuales, Freida puede poner en marcha su central telefónica en cuestión de minutos, darle a su empresa un alcance global y expandirse libremente según lo necesite. Ahora puede enfocarse en lo que realmente le importa: hacer negocios.