Was bedeutet VoIP?

„VoIP“ ist eine Abkürzung für „Voice over Internet Protocol“ und bedeutet soviel wie Stimmübertragung per Internet. Ein VoIP-Telefonsystem ist demnach eine Telefonlösung, die Sprach- und Videoanrufe sowie Multimediadaten über das Internet transportiert. Im Gegensatz zu analogen Telefonsystemen brauchen Sie bei VoIP-Telefonanlagen keine besondere Hardware. VoIP-Nutzer können jegliche Landleitungsanschlüsse, Mobiltelefone oder Computer anrufen. Dafür benötigen sie lediglich einen Laptop, Desktop oder Tablet sowie einen Internetanschluss.

VoIP ist auch unter anderen Namen bekannt, zum Beispiel:

Damit Sie sich einen Überblick zu VoIP verschaffen können, haben wir die wichtigsten Informationen zusammengetragen:

Arten von VoIP-SYSTEMEN

Die drei Arten von VoIP-Telefonanlagen

VoIP ist ein vielseitiges Internet-Telefonsystem. Je nach Nutzung lässt sich eine VoIP-Telefonanlage in eine der folgenden Kategorien einordnen:

Analog-Telefon-Adapter (ATA)

Mit einem Analog-Telefon-Adapter (ATA) ist es möglich selbst alte Telefone für die VoIP-Telefonie zu nutzen. Der Ethernet-Anschluss lässt sich durch eine Netzwerkleitung mit dem Internet verbinden. So ist eine VoIP-Verbindung möglich. Einige Geräte haben einen „Foreign Exchange Station“-Anschluss (FXS) und weitere „Foreign Exchange Office“-Anschlüsse (FXO). Damit lassen sie sich an das herkömmliche Telefonnetz anschließen. So können Sie Ihr altes Telefon als VoIP-Telefon nutzen.

Computer-zu-Telefon

Einige VoIP-Telefonanlagen verbinden Computer und Telefon über den Router bzw. den PC. Diese Systeme finden meist in Call-Centern Verwendung, in denen die Agenten telefonieren und gleichzeitig Computer zur Informationsbeschaffung benötigen.

Computer-zu-Computer

Spezielle Computerprogramme oder Mobilgeräte-Applikationen sorgen dafür, dass die VoIP-Telefonie von Computer zu Computer funktioniert. Die Verwender können über die Benutzeroberfläche der Software Anrufe tätigen oder annehmen. Diese VoIP-Systeme lassen sich auch mit ERP-Systemen von Drittanbietern oder anderen Tools zum Informationsabruf integrieren. Ein Beispiel dafür ist eine CRM-Software.

WIE VOIP FUNKTIONIERT

Wie funktioniert ein analoges Telefonsystem?

Um zu verstehen, wie ein VoIP-Telefon funktioniert, ist es wichtig zu wissen, wie ein analoges Telefonsystem funktioniert. Dieses ist durch ein Kabel mit dem Telefonnetz verbunden. Es verwandelt Sprachsignale in elektrische Signale. Diese werden über eine Distanz weitergeleitet und erreichen dann das andere Ende der Leitung.

Analoge Systeme erlauben eine zweiseitige Kommunikation: Zwei Personen können miteinander telefonieren. Wenn einer der Nutzer keine aktive Telefonverbindung hat, kann kein Gespräch stattfinden.

 

 

Beispiel einer analogen Telefonanlage

Wie funktioniert VoIP?

Ein VoIP-Telefonsystem basiert auf denselben Prinzipien wie ein herkömmliches Telefonsystem. Allerdings sind dafür keine Telefonkabel und die dazugehörige Hardware notwendig. Denn anstelle einer Telefonleitung basiert eine VoIP-Telefonanlage auf einer Internetverbindung. Diese stellt ein sogenannter ISP (Internet Service Provider – Internetdienstanbieter) zur Verfügung. Mobilgeräte mit LTE-, 4G- oder 5G-Netzwerkfähigkeiten können ebenfalls Sprache über Datennetzwerke übertragen.

Datenpaketvermittlung: VoIP überträgt Sprache digital

Voice-over-IP wandelt Sprachsignale in digitale um. Um die Datenübertragung zu vereinfachen, werden die digitalen Daten in Datenpakete aufgeteilt und zufällig verteilt. Am Zielort fügen sich die Datenpakete wieder zu ihrer ursprünglichen Form zusammen.

Die Datenpaketvermittlung bei VoIP ermöglicht im Gegensatz zu herkömmlichen Telefonsystemen eine höhere Tonqualität und eine effizientere Nutzung des Netzwerkes. Zudem werden dadurch störungsfreie Ferngesprächsverbindungen möglich. Als wichtiger Bestandteil der VoIP-Technologie sorgt die Datenpaketvermittlung dafür, dass Daten unbeschädigt und vollständig an den Zielort gelangen.

Da diese Datenpakete nur Größen im Kilobytebereich haben, kann selbst eine normale Breitbandverbindung eine hervorragende Tonqualität bieten.

working of voip phone system

So funktioniert eine VoIP-Telefonanlage

 

Mit VoIP erreichen Sie jeden – selbst analoge Telefone

Mit VoIP können Sie einen Festnetzanschluss, eine Mobilfunknummer oder ein VoIP-Telefon anrufen. Der Empfänger benötigt keinen VoIP-Anschluss. Er kann einen solchen Anruf wie jeden anderen Anruf über sein analoges Telefon annehmen. Umgekehrt können VoIP-Telefonanlagen auch Anrufe von Festnetzanschlüssen und anderen Verbindungen annehmen.

voip phone system packet switching

Übertragung der Datenpakete im VoIP-System

Der Vergleich: Cloud-, Analog- und VoIP-Telefonie im Quick Check

Herkömmliche Telefonsysteme basieren auf Schaltkreis-Netzwerken, die Anrufer mit den Empfängern verbinden. VoIP-Telefonanlagen übertragen solche Anrufe als IP-Pakete über eine Datenpaketvermittlung. Hier ein Vergleich der wesentlichen Funktionen von Analog-, Cloud- und VoIP-Telefonie:

FUNKTION VOIP-Telefonsystem Analoges Telefon Cloud-Telefonsystem
Anschlussmöglichkeiten Breitband-Internetanschluss Kupferkabel Breitband-Internetanschluss, 5G, LTE usw.
Serversystem Cloud-Telefonsystem oder gehostetes Telefonsystem Vor Ort installiertes Telefonsystem Cloud-Server
Erforderliche Bandbreite 10 kbps 64 kbps 10 kbps
Multimediaunterstützung Ermöglicht die Übertragung von Sprach-, Audio-, Video- und allen anderen Mediendateien über das Internet Nur Sprache Ermöglicht die Übertragung von Sprach-, Audio-, Video- und allen anderen Mediendateien über das Internet
Fähigkeiten Voicemail, Software-Integrationen, Mobilgeräte-Apps usw. Bietet keine Voicemail- oder Integrationsmöglichkeiten Dient als Medium für VoIP-Anrufe, virtuelle Rufnummerneinrichtung, Anrufabläufe usw.
Systemaktualisierungen Softwareaktualisierungen über den Äther Manuelle Installation und Wartung Softwareaktualisierungen über den Äther
Installation Mit einem Desktop-Computer, einem Laptop oder einem Smartphone Es sind eine Telefonanlage, Schaltboxen, Tischtelefone, Kabelverbindungen und Kupferkabel erforderlich Gewöhnlich durch Abonnieren eines SaaS-Produktes
Am besten geeignet für Unternehmen aller Größen und Arten  Am besten für örtlich nahe und physisch immer verfügbare Teams Unternehmen aller Größen und Arten

FUNKTIONEN VON VOIP

Funktionen einer VoIP-Telefonanlage für die Nutzung in Unternehmen

VoIP bietet zahlreiche Funktionen, mit denen Unternehmen ihre Telefonsysteme besser verwalten können. Nachfolgend finden Sie eine Liste von Grundfunktionen, die die meisten VoIP-Anbieter ihren Kunden zur Verfügung stellen.

Echtzeit-Dashboard

Eine VoIP-Telefonanlage für Unternehmen hat ein zentralisiertes Kontrollpanel, das an ein Software Dashboard erinnert. VoIP-Administratoren können dort Rufnummern, Nutzer und Teams hinzufügen oder entfernen. Zugleich können sie über das Echtzeit-Dashboard andere Anpassungen vornehmen.

Verwaltung von Anrufwarteschlangen

VoIP bietet seinen Benutzern eine ganze Reihe von Funktionen zur Verwaltung von Anrufwarteschlangen, wie:

  • Anklopfen
  • Anruf-Routing
  • Anruf-Screening
  • Anrufzuschaltung
  • Anrufaufschaltung
  • Anrufkonferenzen
  • automatisches Einschalten von Wartemusik
  • Voicemail
Anruf-Routing

Einer der Hauptvorteile eines VoIP-Telefonsystems ist die Möglichkeit, Anrufe nach verschiedenen Parametern weiterzuleiten (Routing). Eingehende Anrufe lassen sich beispielsweise nach Ort, Geschäftszeiten oder notwendigen Fähigkeiten zum Bearbeiten eines Anrufes aufteilen.

Anrufmaskierung

Mit VoIP können Sie die Kontaktnummer Ihres Unternehmens schützen, indem Sie ausgehende Anrufe maskieren. Die Anrufmaskierung zeigt eine vorgeschaltete Rufnummer anstelle der Rufnummer an, von der der Anruf tatsächlich ausgeht. Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel seinen Standort in Berlin hat und sich Ihre Kunden im Vereinigten Königreich befinden, können Sie eine britische Telefonnummer buchen. Damit scheinen Anrufe aus Berlin für Ihre Kunden von einer geschäftlichen Rufnummer im Vereinigten Königreich zu kommen.

Virtuelle Rufnummern

Bei einer VoIP-Telefonanlage können Unternehmen virtuelle Telefonnummern aller Art buchen, einschließlich Ortsrufnummern und internationalen Rufnummern. Da VoIP auf dem Internet basiert, können Sie frei wählen zwischen:

  • Ortsrufnummern
  • internationalen Rufnummern
  • gebührenfreien Rufnummern für Mobilgeräte, Festnetzrufnummern und virtuelle Telefonsysteme
Leistungsüberwachung

VoIP-Telefonie ermöglicht es Unternehmern und besonders auch Call-Center-Administratoren, die Leistung ihrer VoIP-Telefonanlage nachzuverfolgen. So messen sie verschiedene Metriken, wie die Dauer der Anrufe oder die Qualität des Services.  Fortschrittliche Analysemöglichkeiten helfen beim Optimieren der Anrufmenüs. Dadurch ist es möglich den Kunden einen noch besseren Service zu bieten.

Entdecken Sie, was eine VoIP-Telefonanlage noch alles kannHier finden Sie weitere Funktionen von VoIP-Telefonsystemen.

VORTEILE FÜR KLEINE UNTERNEHMEN

Warum lohnt sich eine VoIP-Telefonanlage für Unternehmen?

Das Telefon ist das Rückgrat der Kommunikation jedes Unternehmens. Das richtige Telefonsystem kann einen großen Unterschied machen, wie gut ein Unternehmen die Verbindung zum externen und internen Telefonnetzwerk hält.

Hier einige Vorteile, die ein VoIP-Telefonsystem bietet:

Weniger IT-Arbeitsbelastung

Da VoIP kaum Hardware erfordert, entlastet das moderne Telefonsystem die IT-Abteilung eines Unternehmens. Sie müssen keine Telefon-Hardware, wie etwa eine Telefonanlage, Schaltkreisboxen, Tischtelefone, Kabelverbindungen usw. kaufen.

Technologie der Zukunft

Ein VoIP-Telefon gilt als Ersatz für Telefon-Altsysteme und Festnetzleitungen. Der Ausbau von 5G- und LTE-Netzwerken beschleunigt die zunehmende Verlagerung auf VoIP-Telefonanlagen zusätzlich.

Weltweiter Telefoniezugriff

Die Mobilität in der Arbeitswelt steigt. Daher benötigen Unternehmen Kommunikationslösungen, mit denen Mitarbeiter ortsunabhängig zusammenarbeiten können – wenn nötig auch von unterwegs. VoIP ermöglicht Kollegen, Kunden und Unternehmen flexibel untereinander zu kommunizieren. Mitarbeiter in Call-Centern sind nicht mehr an einen Schreibtisch und ein Tischtelefon gebunden, um den Telefonbetrieb aufrechtzuerhalten.

Unterstützung mehrerer Geräte

Nach Angaben von GlobalWebIndex besitzt der typische digitale Konsument von heute mindestens drei mit dem Internet verbundene Geräte. Daher sollten sämtliche digitalen Dienste über alle Plattformen und Endgeräte hinweg einheitlich verfügbar sein. Eine VoIP-Telefonanlage für Unternehmen ermöglicht diese Geräte-Interoperabilität und erlaubt einen einfachen Zugriff über verschiedene Geräte.

Rufnummer-Flexibilität

Sie können eine Rufnummer überallhin mitnehmen und sie ohne hohe Roaming- oder Anbietergebühren verwenden. Die Rufnummer funktioniert immer, solange Sie eine IP-Verbindung haben. Diese Funktion macht VoIP-Telefonanlagen zur idealen Wahl für Unternehmensinhaber, die oft unterwegs sind.

Kontinuität des Geschäftsbetriebes

Da VoIP-Telefonanlagen auf Software und dem Internet basieren, sind sie lediglich von Internetausfällen bedroht. Zugleich sind VoIP-Telefonsysteme gefeit vor den Schaltkreisproblemen, die so oft Störungen in analogen Telefonsystemen verursachen. Im Ergebnis bieten VoIP-Telefonsysteme daher eine bessere Kontinuität des Geschäftsbetriebes. Diese ist mit herkömmlichen Telefonsystemen nur schwer zu erreichen.

Dynamische Kapazitätserweiterung

Das Anrufaufkommen ist bei einigen Unternehmen schwer vorherzusagen, vor allem wenn sie wachsen. Daher empfehlen sich schnell skalierbare Lösungen ohne hohe Anfangsinvestitionen. Ein cloudbasierte VoIP-Telefonanlage lässt sich flexibel auf den Bedarf anpassen. Zugleich bietet sie bequeme Bezahlmöglichkeiten wie eine Zahlung pro Nutzung oder ein Abonnementmodell.

Senkung der Telefoniekosten

Die durchschnittlichen Kosten für eine einfache VoIP-Telefonanlage liegen im Bereich von 13 bis 35 Euro. Herkömmliche geschäftliche Telefonsysteme beginnen meist ab 35 bis 45 Euro und bringen Zusatzkosten für Geräte und Kabelanschlüsse mit sich. Zusätzlich bietet ein VoIP-Telefonsystem für Unternehmen weitere Kosteneinsparmöglichkeiten:

  • Aufwendungen für das Mieten von Leitungen
  • Wartungskosten
  • Nebenstellengebühren
  • Kosten für interne Anrufe
  • Miete für Tischtelefone
  • Servicegebühren

So richten Sie eine VoIP-Telefonanlage ein

Der ganze Prozess des Einrichtens eines VoIP-Telefonsystems erinnert an die Installation einer neu gekauften Software. Hier finden Sie eine Übersicht, die zeigt, wie einfach die Einrichtung ist.

Nutzen Sie eine eigene Internetverbindung nur für Ihre VoIP-Telefonanlage

Die Internetverbindung ist das „Nervensystem“ Ihres VoIP-Telefonsystems. Es überträgt die Sprachsignale zwischen dem Anrufer und dem Empfänger. Im Ergebnis ist daher schon bei einem kurzen Ausfall des Internets oder einer niedrigen Bandbreite die Tonqualität stark beeinträchtigt.

Daher empfiehlt es sich, eine eigene Internetverbindung für Ihre VoIP-Anlage einzurichten. So stellen Sie eine durchgehend verfügbare Verbindung sicher und haben genügend Bandbreite.

Hosten Sie Ihr VoIP in einem virtuellen Telefonsystem

Die Netzwerke herkömmlicher Telefonsysteme befinden sich in einer physischen Telefonanlage. Bei gehosteten VoIP-Telefonanlagen befinden sich die Systeme in der Cloud. Sie benötigen daher keine Telefon-Hardware, sondern verbinden sich über das Internet. Ihr VoIP konfigurieren Sie mithilfe einer Internetapplikation oder einer Mobilgeräte-App.

Die meisten virtuellen Telefonsysteme sind SaaS-Produkte, die (je nach den geschäftlichen Anforderungen) leicht hoch- oder herunterskaliert werden können. Zudem haben Sie dort den Vorteil, je nach Nutzung zu zahlen.

Implementieren von QoS (Quality of Service)

QoS (Quality of Service) in ein geschäftliches VoIP-System zu implementieren, kann herausfordernd sein. QoS dient dazu sicherzustellen, dass wichtiger Datenpaket-Traffic nahtlos durchkommt. Zu viel Traffic im Netzwerk kann zu Verzögerungen oder Stockungen bei der Datenpaketübertragung führen. Das verschlechtert die Tonqualität. Setzen Sie QoS ein, um Ihre Prioritäten im Datenverkehr festzulegen. So bietet Ihre VoiP-Telefonanlage immer eine hohe Sprachqualität.

Implementieren von Sicherheitsprotokollen

VoIP sieht sich denselben Internetbedrohungen ausgesetzt wie jede andere Online-Applikation. Einige Sicherheitsprotokolle können dabei helfen, die am häufigsten auftretenden Sicherheitsrisiken zu beheben. Während Sie eine VoIP-Telefonanlage implementieren, sollten Sie darauf achten, SIP-Proxys oder virtuelle private Netzwerke einzurichten Damit vermeiden Sie unbefugten Zugriff.

Ein VoIP-Telefonsystem neu einzurichten kann ein schwieriges Unterfangen sein. Aber muss das so sein? Im Zeitalter des Cloud-Computing ist alles (auch ein VoIP-System für Unternehmen) als Standardsoftware verfügbar. Hier finden Sie einen Einkaufsführer, der Sie dabei unterstützt, das richtige VoIP-System für Ihr Unternehmen zu finden.

Einkaufsführer FÜR VoIP

Ein Einkaufsführer für VoIP-Telefonanlagen

Bei der Wahl eines VoIP-Systems für Ihr Unternehmen gilt es auf gewisse Kriterien zu achten. Denn das VoIP sollte genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sein.

Internationale Anrufe

Internationale Anrufe mit geringeren Kosten als Ortsgespräche – das ist ein großer Vorteil von VoIP-Telefonanlagen. Achten Sie darauf, dass der jeweilige Anbieter Ihnen dies ermöglicht. Wenn ein System Ihnen keine Kostenvorteile für internationale Anrufe (oder auch nur Inlandsgespräche bietet), sollten Sie nach einem anderen VoIP-Systemanbieter Ausschau halten.

Installation

Ein ideales VoIP-Telefonsystem sollte einfach zu installieren sein. Idealerweise ist es so gestaltet, dass Sie es allein und ohne ein Team von Experten oder Technikern installieren können. Darüber hinaus sollte das System an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden können.

Skalierbarkeit

Die Erweiterung Ihrer VoIP-Telefonanlage von zehn auf hundert (oder mehr) Agenten sollte problemlos möglich sein. Besonders kleine Unternehmen, die schnell wachsen, haben einen dringenden Bedarf an skalierbaren, agilen Lösungen, die wenig Arbeit und Kapitaleinsatz erfordern.

Rezensionen und Bewertungen

Suchen Sie im Internet nach Empfehlungen für VoIP-Systeme auf beliebten Software-Bewertungsseiten sowie Diskussionsportalen. Prüfen Sie, was die Kunden zur Anruferfahrung sagen. Wenn das System Ihrer Wahl es geschafft hat, in großen Bewertungsforen im Durchschnitt vier Sterne oder mehr zu erhalten, ist es eine gute Wahl.

Kundenservice

Wie bei jedem anderen Softwareprodukt kann es bei einem VoIP-Telefonsystem mitunter zu technischen Schwierigkeiten kommen. Zwar ist dies selten, dennoch sollten Sie sich darauf einstellen. Für diese Fälle lohnt es sich, jederzeit auf allen Kanälen einen Kundenservice zur Verfügung zu haben, der die Dinge wieder zurechtrückt.

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Was spricht für die VoIP-Telefonanlage von Freshcaller?

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