Vertriebsprozess erstellen

Jede Organisation hat, unabhängig von ihrer Branche, der Größe des Unternehmens oder der Produktart immer Bedarf für ein Verkaufsteam. Dann ist es soweit: Sie haben ein Team aus Starverkäufern eingestellt, die bereit sind, anzufangen. Die Frage, die sich Ihnen stellt, ist: „Was nun?“. Es kann sein, dass innerhalb des Teams die Art des Verkaufens von Verkäufer zu Verkäufer unterschiedlich ist. Dennoch ist ein einheitlicher Ablauf wichtig, um Struktur und Ordnung in das Team der Verkäufer zu bringen. Was aber ist der Vertriebsprozess? Noch wichtiger: Benötigen Sie einen solchen? Die Antworten auf diese Fragen finden Sie hier.

Vertriebsprozess Definition:

Ein Vertriebs- oder auch Verkaufsprozess enthält verschiedene Phasen und Schritte, die ein Verkäufer in einem Verkaufszyklus durchläuft, um einen Interessenten in einen Käufer umzuwandeln. Normalerweise handelt es sich um einen bewährten Prozess, der als Leitfaden dient, um den Deal durch die Verkaufspipeline zu bewegen und ihn abzuschließen.

Warum ist ein Vertriebsprozess wichtig für Ihr Sales-Team?

Ein Prozess ist für jedes Team notwendig, das schnell einen Überblick gewinnen möchte, was vorgeht. Besonders in einem Verkaufsteam besteht ein Bedarf, Kennzahlen von Aktivitäten zu verfolgen, zum Beispiel die Anzahl der versandten E-Mails, der getätigten Anrufe, der vereinbarten Demos und der durchgeführten Meetings. Stellen Sie sich den Verkaufsprozess wie einen Baustein des Umsatzes vor, den ein Team generiert. Ein genauerer Blick auf den Prozess kann klären, was richtig/falsch gelaufen ist und ein(e) Erhöhung/Absacken der Zahlen verursacht hat.

Aber braucht man einen Verkaufsprozess? Wenn Sie ein Vertriebsmanager sind, der ein Team führt, das keinen Prozess hat, können Sie sich das Ganze wie folgt vorstellen. Ihr Team führt täglich verschiedene Aktivitäten über Konten und Deals hinweg aus. Die einzige Kennzahl, die Sie verfolgen, ist die Anzahl der abgeschlossenen Deals und deren Wert. Es gibt keine Einsichten in die Anzahl der Aktivitäten, die die Verkäufer täglich ausführen. Dann kann es passieren, dass der Umsatz des Teams einbricht und niemand eine Ahnung hat, warum das so ist.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Wenn ja, dann braucht Ihr Team einen Verkaufsprozess.

Wenn Sie keine Kennzahlen zu Aktivitäten zur Verfügung haben, ist es schwer, die Leistung eines Teams zu analysieren. Wenn Sie verstehen möchten, wie Sie einen Deal voranbringen, muss es einen festgelegten Prozess geben, der jede Stufe des Prozesses erläutert. Jeder Verkäufer muss dafür verantwortlich sein, den Prozess einzuhalten und den Kunden damit zum Kauf zu führen. Mit einem Prozess ist es auch einfacher, Flaschenhälse zu analysieren und zu erkennen, wie Sie den jeweiligen Flaschenhals beseitigen können.

Vertriebsprozess und Verkaufsmethodik?

Die Begriffe „Vertriebsprozess“ und „Verkaufsprozess“ werden oft gleichbedeutend verwendet. In Wahrheit haben sie jedoch ganz eigene Bedeutungen und unterscheiden sich in wesentlichen Punkten.

VERTRIEBSPROZESS VERKAUFSMETHODIK
  • Eine Reihe wiederholbarer Schritte, die die Meilensteine auf der Kaufreise des Kunden markieren und die die messbare Differenz auf jeder Stufe festlegen.
  • Der Ansatz, der zum Verkauf eines Produktes gewählt wird und als Rahmenwerk dient. Er umfasst die besten Prinzipien und Taktiken für jede Stufe des Prozesses.
  • Dient als Richtschnur für die Verkäufer und gibt die Stufen vor, die ihnen helfen, Interessenten in Kunden umzuwandeln.
  • Konzentriert sich auf ein einzigartiges Attribut für jede Stufe des Verkaufsprozesses und optimiert die Ergebnisse der Stufe.

Vertriebsprozess Phasen

Suche

Der erste Schritt im Verkaufsprozess ist die Suche nach neuen Kunden. Eine Liste von Unternehmen, auf die der Anwendungsfall passt, wird erstellt. Die Unternehmen, die in die engere Wahl kommen, haben vermutlich eine Herausforderung, die sie mit dem Produkt meistern könnten. Der Idealkäufer dieser Unternehmen wird ausgemacht. Ein interner Verfechter – nicht unbedingt der Entscheidungsträger – wird kontaktiert, um eine Beziehung zu dem Unternehmen aufzubauen. Der erste Berührungspunkt für ein Gespräch kann auch über eine Kalt-E-Mail oder einen Kaltanruf erfolgen.

Qualifizierung/Feststellen des Bedarfs

Auf dieser Stufe führt der Verkäufer einen Aufklärungsanruf mit dem Interessenten durch, um dessen Herausforderungen und Schmerzpunkte zu ermitteln. Dann erläutert er dem Interessenten, wie das Produkt ihm beim Bewältigen von dessen Herausforderungen helfen kann. Dabei erläutert der Verkäufer dem Interessenten die Funktionen des Produktes, die für dessen Nutzungsfall von Interesse sind. Den Schwerpunkt legt er dabei darauf, zu zeigen, wie das Produkt die Produktivität und den Umsatz erhöhen kann.

Produktevaluation

Sobald er qualifiziert ist, hat der Interessent den Status eines möglichen Kunden. Der Verkäufer kann ihm dann einen Proof-of-Concept (POC) vorstellen. Der POC soll dem Interessenten ein Verständnis davon vermitteln, wie er mit dem Produkt seine Herausforderungen meistern kann. Zugleich ist das eine Möglichkeit für den Interessenten, mit dem Produkt zu experimentieren, zum Beispiel für eine festgesetzte Zeit über ein kostenloses Konto. Die Premium-Funktionen des Produktes können dem möglichen Kunden ebenfalls angeboten werden, um ihm die Möglichkeit zu geben, das Produkt als Ganzes zu prüfen.

Behandlung von Einwänden/Verhandeln

Das Zerstreuen von Einwänden ist ein fester Teil des Verkaufszyklus. Käufer zögern oft, ein Produkt zu kaufen und müssen überzeugt werden. Je nach seiner Nutzung des Produktes kann es sein, dass der Kunde eine Reihe von Einwänden vorbringt, die vom Datenschutz bis hin zum Preis reichen. Obwohl Einwände für Verkäufer eine Herausforderung sind, können sie auch das Interesse des möglichen Kunden an dem Produkt zeigen. Durch das erfolgreiche Zerstreuen der Einwände wird der Interessent vom Wert des Produktes überzeugt und eher bereit sein, in es zu investieren.

Abschluss

Näher am Abschluss erfordert der Verkaufsprozess Aktivitäten wie Verhandeln, das Erörtern von SLAs und das Unterzeichnen von abschließenden Verträgen. Aber auch die Implementierung, der Kundenerfolg, der Kundendienst sowie der Preis müssen besprochen werden. Die zwei Unternehmen verhandeln die Bedingungen der Partnerschaft und, in manchen Fällen, wird dies auf die Rechtsabteilungen der beiden ausgeweitet. Am Ende kann sich das Verkaufsteam freuen, denn der Interessent ist nun ein Kunde geworden.

Nurturing

Der Kundenerfolg, obwohl er selten beachtet wird, ist ein unterschätzter Teil des Verkaufsprozesses. Wenn Sie nach dem Verkauf ein Nurturing durchführen, hilft das dabei, die Kundenabwanderung zu verringern. Wenn Sie dann noch einen herausragenden Kundendienst bieten, kann es sein, dass der Kunde einen höheren Plan kauft oder Ihr Produkt weiterempfiehlt.

Falls es nicht gut laufen sollte und der Kunde das Produkt am Ende nicht kauft, kann das Nurturing trotzdem nützlich sein. Wenn Sie verstehen, warum der Deal nicht zustande gekommen ist, ist das ein guter Hinweis darauf, wie Sie das Nurturing für den Interessenten betreiben müssen. In einigen Fällen kann der Zeitpunkt schlecht gewesen sein – das Budget war bereits verteilt, ein wichtiges Projekt hatte Vorrang oder der Entscheidungsträger war in Urlaub. Das sind Faktoren, die klar außerhalb der Kontrolle der Verkäufer liegen. Natürlich kann es auch sein, dass der Kunde einfach andere Funktionen sucht, die das Produkt nicht bietet. Ein Verkauf ist dann ebenfalls nicht möglich. Trotzdem ist nicht alles verloren. Nutzen Sie das E-Mail-Marketing und Nurturing, um den Lead zukünftig vielleicht doch noch als Kunden zu gewinnen.

Vertriebsprozess aufbauen: lernen Sie Abläufe verstehen

Verkaufsprozesse sind je nach Branche und Produkt unterschiedlich. Einige konzentrieren sich auf die Kundenakquise, während andere ihren Schwerpunkt auf das Halten der Kunden legen. Die nachfolgend aufgeführten Schritte gelten jedoch für alle Branchen.

Schauen Sie sich frühere Deals an und entdecken Sie Muster

Der beste Ansatz zum Erstellen eines Verkaufsprozesses ist es, sich die Unternehmensgeschichte anzuschauen. Sehen Sie sich frühere Deals sowie Kunden an, die Sie gewonnen haben, um dort Muster zu finden. Versuchen Sie, zu erkennen, wie dort Schmerzpunkte genutzt wurden, um den absoluten Bedarf des Kunden für das Produkt darzustellen. Am einfachsten ist es, wenn Sie Kundentypen erstellen, um so zu sehen, wer bei Ihnen gekauft hat und warum genau. Prüfen Sie dann, wie der Verkaufszyklus je nach Kundentyp voranschritt und wie Flaschenhälse überwunden wurden.

Erstellen Sie einen Conversion-Funnel

Stellen Sie sich einen Trichter vor, aus dem Wasser tropft. Oben ist der Trichter voll, während unten die einzelnen Tropfen herauskommen. Ebenso beginnt ein Verkaufstrichter oben mit vielen Leads, aber nur die qualifizierten schaffen es bis weiter nach unten. Damit der Trichter sinnvoll ist, muss jedem Teil des Trichters eine Anzahl zugewiesen werden. Der obere Teil des Trichters erhält, beispielsweise „X“ (Anzahl) Leads. Die Mitte des Trichters sollte die qualifizierten Leads enthalten, idealerweise „X geteilt durch 2“. Im unteren Teil des Trichters sollten die Leads sein, die sich auf den Abschluss zubewegen, etwa „X geteilt durch 4“. Jeder Stufe des Verkaufsprozesses sollte ebenfalls Zahlen zugewiesen werden. Wenn ein Verkäufer pro Tag 100 E-Mails versendet, ist mit einer Öffnungsrate von 25 und einer Antwortrate von 1 zu rechnen. So können Sie ermitteln, dass ein Verkäufer zum Beispiel 500 E-Mails pro Tag versenden muss, um 5 Leads zu generieren.

Legen Sie eine Maßnahme für jede Stufe fest

Jede Stufe des Verkaufsprozesses muss ein anderes Qualifizierungskriterium haben. Dieses Kriterium bestimmt sich nach der Anzahl der Interaktionen, die ein Interessent mit einem Verkäufer hat und danach, welches Ergebnis erzielt wurde. Im ersten Schritt des Prozesses wird der Interessent, wenn er auf eine E-Mail oder einen Anruf von einem Verkäufer antwortet, in einen Lead umgewandelt. Der Interessent wird qualifiziert, wenn ein Schmerzpunkt als mit dem Produkt lösbar erkannt wird. Durch die nächsten zwei Stufen bewegt sich der qualifizierte Interessent, wenn er eine Demo vom Verkäufer anfordert und in die Verhandlung der Bedingungen eintritt. Schließlich wird der Interessent in einen Kunden umgewandelt, wenn er dem Deal zustimmt und das Produkt kauft.

Digitalisierung des Vertriebsprozesses – das Stichwort lautet Automatisierung

Vieles im Verkaufsprozess wiederholt sich und ist monoton. Die Maßnahmen der Verkäufer sind, unabhängig von der Größe des Deals, dieselben bei allen Leads. Jede Stufe des Verkaufsprozesses beinhaltet eine Aufgabe, die automatisiert werden kann. Das Sondieren von Leads, das Versenden von Kalt-E-Mails und das Nachverfolgen von E-Mail-Kennzahlen sind ein ständiger Teil der Routine aller Verkäufer. Das wiederum sind nur die ersten Aktivitäten im Trichter. Sobald der Interessent in einen Lead umgewandelt wurde, sind die Abläufe wiederum ähnlich. Es geht um das Versenden von Meeting-Bestätigungen per E-Mail, Follow-ups und das Erklären des Demo-Kontos. Diese sind prinzipiell immer gleich und unterscheiden sich von Lead zu Lead kaum. Berichte zu den Bewegungen in der Verkaufspipeline und Manager-Kennzahlen können ebenfalls automatisiert werden, um den Verkaufsprozess zu verschlanken. 

Ideal wäre es, diese Aufgaben in einem CRM zu automatisieren, denn alle notwendigen Informationen befinden sich bereits im CRM. Daten zur Kundenaktivität auf einer Webseite oder Aufgabenerinnerungen sind in einem einzelnen Rahmenwerk verfügbar. Das Verwalten des Verkaufsprozesses und der Verkaufspipeline wird vereinfacht und es ist nicht mehr notwendig, zwischen Fenstern von verschiedenen Applikationen umzuschalten, denn der ganze Prozess erfolgt innerhalb des CRM.

Automatisieren des täglichen Outreach

Fest steht, dass Verkäufer 21 % ihrer Zeit damit zubringen, E-Mails an mögliche Kunden zu versenden. Das ist viel Zeit, die sie auch mit der Interkation mit Kunden verbringen könnten. Gut wäre es, wenn es eine Vorlage gäbe, die an jeden Vertrag angepasst werden kann. Damit könnte man vermeiden, dass E-Mails immer und immer wieder neu eingegeben werden müssen. Ebenso praktisch wäre es, E-Mails hinsichtlich der (zum Beispiel) Öffnungs-, Klick- und Antwortrate im CRM zu analysieren und die Follow-ups automatisch durchzuführen zu lassen.

Dazu ein Beispiel: Wenn ein Kunde sich für ein Testkonto registriert, könnte eine automatisierte Willkommens-E-Mail der erste Berührungspunkt sein. Wenn der Kunde dann das Produkt testet, könnten ihm Follow-up-E-Mails zugesendet werden, die Informationen enthalten, wie er das Produkt einrichtet, wie die Module zu nutzen sind und wie das Produkt am besten mit anderen Apps integriert werden kann.

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Analysieren Sie jeden Schritt im Vertriebsprozess

Das manuelle Erstellen eines Leistungsberichtes kann mühsam sein. Stellen Sie sich vor, Ihr CRM könnte das für Sie erledigen. Das Leben wäre so viel einfacher. Nutzen Sie die im CRM vorhandenen Daten klug und erstellen Sie Berichte direkt im CRM. Sie können auch Zeitpunkte für Berichte festlegen, die wöchentliche oder monatliche Informationen sammeln und sie Ihnen als schicke Kurve darstellen. Natürlich können Sie die Berichte auch an Ihre Anforderungen anpassen und so bestimmte Parameter genau verfolgen.

Dazu ein Beispiel: Verfolgen Sie mit automatisierten Berichten gewöhnliche Kennzahlen, wie die Anzahl der versendeten E-Mails, die Menge der getätigten Anrufe und die Pipeline-Bewegungen. Halten Sie gewonnene Deals oder Kunden, die zu einem höherpreisigen Plan gewechselt sind, dadurch nach, dass Sie die monatlich erstellten Berichte anpassen.

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Automatisieren Sie typische Vertriebsprozess

Der Vertriebszyklus wiederholt sich und umfasst mehrere Aufgaben, die sich zeitlich immer wiederholen. Typische Aufgaben wie Follow-up-E-Mails oder Rechnungs- und Berichtserstellung werden immer wieder neu durchgeführt. Diese Tätigkeiten manuell auszuführen, kann für Vertriebsmanager ermüdend erscheinen. Indem Sie den Verkaufsprozess in Form von Workflows für jeden Schritt des Verkaufszyklus automatisieren, gewinnt Ihr Team an Zeit und Motivation.

Ein Beispiel für automatisierte Workflows ist das Festlegen von Auslösern im CRM, die nach dem Auslösen eine bestimmte Aufgabe ausführen. So können Sie zum Beispiel bestimmen, dass, wenn ein Lead auf eine E-Mail eines Verkäufers antwortet, der Status des Lead automatisch auf „Lead hat geantwortet“ geändert wird. So werden die Verkäufer entlastet, denn sie müssen die Statusänderung nicht immer wieder neu manuell eingeben.

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Priorisieren Sie Leads und managen Sie sie mit Leichtigkeit

Es kann sein, dass der obere Teil Ihres Verkaufstrichters vor Leads geradezu überquillt. Nach der Definition sind diese Leads Personen, die mit Ihrem Produkt oder Ihrer Website interagiert haben. Aber nicht alle Leads sind gleich. Ein Lead, der auf eine E-Mail geantwortet hat, sollte höher rangieren als ein Lead, der sie nur geöffnet hat. Das Bilden einer Rangfolge der Leads nach Priorität ist auch bekannt als „Lead-Bewertung“.

Wenn Sie Ihren Leads Bewertungen zuweisen, können Sie Ihren Trichter nach der Priorität ordnen. Wenn Sie diese Leads je nach Bewertung und Gebiet manuell neu an Verkäufer zuweisen wollten, würde das schnell eine monotone Herkulesaufgabe. Besser ist es, wenn Sie stattdessen Regeln für die Verteilung in der Gebietsverwaltung festlegen und das CRM die Arbeit erledigen lassen.

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Freshsales – das CRM für Sales-Profis

Ein CRM zeichnet alle Interaktionen der Kunden mit dem Unternehmen auf. Das hilft den Verkäufern, Entscheidungen anhand von aufschlussreichen Kennzahlen zu treffen, die das CRM nachverfolgt. Wenn Sie wissen, wie der jeweilige Kunde die Produktwebsite durchgeht, können Sie die Kundenerfahrung weiter verbessern. Greifen Sie auf alle Daten zu – von den Kunden-E-Mails über Anrufaufzeichnungen bis hin zu Deal-Stufen. Alles steht Ihnen in Ihrem CRM zur Verfügung, so dass Sie Ihre Verkäufe perfekt meistern können.

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