SYSTÈME TÉLÉPHONIQUE VIRTUEL

Comprendre le pourquoi et le comment des systèmes téléphoniques virtuels

Qu'est-ce qu'un système téléphonique virtuel ?

Un système téléphonique virtuel permet à vos agents de passer et de recevoir des appels depuis vos locaux, leur domicile ou pendant leurs déplacements. Un système téléphonique virtuel fournit des informations en temps réel permettant d'aider vos superviseurs à gérer le centre d'appels virtuel. En fait, vos superviseurs n'ont pas besoin d'être physiquement présents sur le même site que les agents (membres de l'équipe téléphonique) qu'ils surveillent. Vous pouvez administrer un centre d'appels totalement virtuel en utilisant un système téléphonique virtuel efficace.

Pourquoi utiliser des systèmes téléphoniques virtuels pour vos équipes téléphoniques ?

Les équipes téléphoniques ou les agents des centres d'appels gèrent toutes les conversations téléphoniques de votre entreprise. Certaines entreprises exigent que tous leurs employés soient présents dans leurs locaux pour traiter les appels client. De manière à ce que les superviseurs du centre d'appels puissent ainsi garantir la qualité des conversations téléphoniques qui se déroulent dans les bureaux. Toutes les entreprises savent que les conversations téléphoniques peuvent aussi bien créer que détruire les relations avec les clients. Toutefois, avec une part croissante de main d'œuvre qui préfère travailler de manière virtuelle, le concept de système téléphonique sur site devient obsolète. Les entreprises ont besoin d’un système téléphonique virtuel de grandes capacités afin d'offrir un service de qualité tout en employant une main-d'œuvre de plus en plus virtuelle.

CENTRE D'APPELS VIRTUEL

Gérez votre centre d'appels virtuel à l’aide du meilleur système téléphonique virtuel

Qu'est-ce qu'un centre d'appels virtuel ?

Les entreprises utilisent des équipes téléphoniques ou des centres d'appels afin de gérer toutes les conversations téléphoniques. Aujourd'hui, il est possible que certains ou tous vos agents travaillent sur des sites différents. Vos agents pourraient préférer travailler à domicile, ou dans une ville, une région, un pays ou même un continent différent. Cela s'applique également aux superviseurs de votre centre d'appels. Toute installation qui ne nécessite pas la présence physique de vos équipes dans les mêmes locaux afin de gérer vos appels téléphoniques peut être appelée un centre d'appels virtuel.

Le mandat clair des utilisateurs B2B est d'exiger des outils qui les aident à rester productifs, peu importe leur emplacement physique. La main d'œuvre virtuelle est de plus en plus courante pour les entreprises qui peuvent ainsi élargir leur portée géographique sans avoir à mettre en place un bureau sur chacun des sites concernés. L'expansion commerciale amène à une situation où les équipes téléphoniques sont basées dans différentes parties du monde. Votre entreprise a besoin d'un logiciel de centre d'appels qui permet à celui-ci de devenir virtuel.

Votre entreprise a besoin d'un système téléphonique permettant à vos superviseurs de contrôler vos agents répartis sur différents sites, sans avoir à se transformer en globe-trotter. Votre entreprise a besoin d'un système téléphonique virtuel simple et efficace.

Les avantages d'un centre d'appels virtuel

Prenez les appels n'importe où

Donnez à vos employés la souplesse de prendre les appels depuis n'importe où, que ce soit à leur poste, dans les locaux, ou même de chez eux.

Conversations contextuelles

Des notes et des enregistrements d'appels toujours disponibles pour donner à vos agents tout le contexte relatif aux besoins du client.

Contrôlez les appels en direct

Contrôlez les appels en temps réel, même lorsque vos agents travaillent sur un site différent ou à domicile.

Configuration immédiate

Vous pouvez configurer et lancer votre centre d'appels en quelques minutes à l’aide d’un bon système téléphonique virtuel afin de communiquer avec vos correspondants.

Évolutivité sans limites

Votre système téléphonique ne sera pas à la traîne et n’entravera pas votre croissance. Profitez d'une évolutivité sans limites en utilisant un système téléphonique virtuel.

Espaces de bureaux compacts

Vous pouvez accueillir davantage d'employés dans le même bureau en offrant aux agents de votre centre d'appels la possibilité de travailler à domicile.

AGENTS VIRTUELS

Transformez vos équipes téléphoniques en

centre d'appels virtuel

 
Les fonctionnalités essentielles aux agents dans un système téléphonique virtuel

Vos agents peuvent répondre aux appels depuis n'importe où

Choisissez les bons canaux pour communiquer avec vos clients, puis cherchez les meilleures pratiques pour mettre en place un centre d'appels, une base de connaissances ou un centre de contacts. Peu importe la taille de votre entreprise, vous récolterez les bénéfices en investissant dès les premiers jours dans un centre d'appels afin de mener des conversations personnelles avec vos clients. Si le téléphone est le ou l'un des canaux principaux de communication avec votre public cible, vous devez impérativement mettre en place un centre d'appels.

 

Vos agents peuvent consulter les notes d'appels et les enregistrements à tout moment

Une fonction clé de tout système téléphonique virtuel est la facilité d'accès aux notes et aux enregistrements des appels précédents à tout moment. Cela signifie que vos superviseurs peuvent écouter chacune des conversations et intervenir si besoin. Les enregistrements et les notes de l'appel servent également à tenir vos agents informés.

 

Vos agents peuvent prendre les appels à partir d'un mobile ou d'un ordinateur portable

Vos prospects et vos clients ne vont pas patienter pendant que votre équipe est en transit. Les conversations téléphoniques sont généralement utilisées pour répondre à un besoin urgent et votre système téléphonique virtuel doit donc être capable de router les appels téléphoniques vers le numéro fixe ou mobile d'un agent.

SUPERVISEURS VIRTUELS

Superviser votre centre d'appels en temps réel

 

Les fonctionnalités essentielles aux superviseurs dans un système téléphonique virtuel

Vos superviseurs peuvent contrôler votre centre d'appels en temps réel

Un centre d'appels ne devient vraiment virtuel que lorsque vos superviseurs sont capables de contrôler tous vos agents virtuels en temps réel. Cela signifie qu’ils peuvent écouter chacune des conversations et intervenir si besoin. L'intervention dans l'appel est une fonction clé d'un véritable système téléphonique virtuel.

 

Vos superviseurs peuvent vérifier la disponibilité des agents en temps réel

Il est essentiel que les superviseurs puissent vérifier la disponibilité des agents lorsque vous travaillez avec des agents virtuels. Ces derniers peuvent être occupés à discuter avec vos clients ou prospects, terminer leur travail post-appel, être disponibles pour passer ou répondre à des appels ou bien indisponibles, car ils ne sont pas en ligne. Vos superviseurs ont besoin d'un système téléphonique virtuel capable d’afficher les données de disponibilité des agents en temps réel.

 

Vos superviseurs peuvent voir tous les correspondants qui patientent en file d'attente

Les superviseurs ont la tâche peu enviable de maîtriser les pics de conversations téléphoniques. Ils doivent gérer cela en collaboration avec les administrateurs de votre centre d'appels virtuel. Vos superviseurs ont besoin de connaître en temps réel le nombre d’appels en attente d’un statut ainsi que le nombre de conversations en pause.

ADMINISTRATEURS VIRTUELS

Configurer immédiatement votre centre d'appels virtuel

 

Les fonctionnalités essentielles aux administrateurs dans un système téléphonique virtuel

Administrateurs virtuels

Les administrateurs, tout comme les superviseurs, doivent pouvoir analyser régulièrement les performances de votre centre d'appels virtuel et ajuster en conséquence votre système téléphonique virtuel. Les administrateurs ont besoin de systèmes téléphoniques permettant de modifier simplement le SVI (arbres téléphoniques), les flux d'appels, les messages d'accueil et les paramètres de la messagerie vocale. Ils doivent également être en mesure d'effectuer tout ceci à distance sans avoir à se rendre dans chacun de vos bureaux afin de mettre à jour les règles téléphoniques.

 

Faire évoluer votre centre d'appels en temps réel

Les administrateurs de centre d'appels virtuel ont besoin de systèmes téléphoniques leur permettant d'ajouter ou de supprimer des agents, des équipes, les horaires d'ouverture, les messages de bienvenue, le SVI et les escalades en attente. Ces changements doivent pouvoir prendre effet immédiatement. Fini le temps des systèmes téléphoniques compliqués incapables d’évoluer en fonction de vos besoins professionnels.

 

Permettre aux agents du centre d'appels de mener des conversations efficaces

Les administrateurs ont besoin d'un système téléphonique virtuel permettant la collaboration entre les agents, fournissant le contexte pertinent aux conversations avec les clients ou prospects, et supprimant les exigences inutiles en termes de matériel et de logiciel. Tout ce qui peut ralentir votre entreprise est un problème pour les agents de votre centre d'appels. Fournissez à vos administrateurs un système téléphonique virtuel leur permettant d'améliorer le fonctionnement de votre centre d'appels.

SYSTÈME TÉLÉPHONIQUE PROFESSIONNEL

Freshcaller : le meilleur système téléphonique virtuel

pour votre entreprise

 

 

En quoi Freshcaller est-il le système téléphonique virtuel idéal ?

Freshcaller est un système téléphonique virtuel qui peut être configuré sans aucun matériel. Avec Freshcaller, vous pouvez acheter des numéros locaux et des verts dans plus de 50 pays. Vous n'avez pas besoin de vous déplacer ou d’envoyer vos administrateurs configurer votre centre d'appels virtuel dans chacun des pays pour lequel vous souhaitez obtenir un numéro de téléphone.

 

Facile à configurer

Historiquement, les entreprises se sont toujours inquiétées de l'expertise technique nécessaire à la mise en œuvre de ces solutions. Plus maintenant, grâce à Freshcaller, vous pouvez mettre en place votre centre d'appels professionnel en deux minutes. Vous pouvez démarrer avec un forfait gratuit tout en ayant la possibilité d'ajouter un nombre illimité de membres de l'équipe, et vous pouvez ensuite choisir un forfait supérieur selon le niveau de complexité dont vous avez besoin et la taille de votre équipe.

 

Peu de maintenance

Comme le logiciel est simple et facile à utiliser, vous n'avez pas à investir dans des sessions de formation. Il n'y a aucuns frais de maintenance, car votre solution de centre d'appels ne contient aucun matériel. Freshcaller étant un système téléphonique virtuel basé sur le cloud, vous n'avez donc pas à télécharger de logiciel pour démarrer une communication téléphonique. Cela signifie également que vos données ne seront jamais perdues à cause d'une panne locale ou d'une catastrophe naturelle touchant l'emplacement où sont situés vos bureaux. Soyez assurés qu'il n'y a aucun point unique de défaillance pour les données de vos appels.

Fonctionnalités du système téléphonique virtuel

 

Fonctionnalités pour agents virtuels

Lignes partagées

Partagez un seul numéro entre un grand nombre d'utilisateurs, et répondez aux appels entrants depuis n'importe où, à partir de n'importe quel téléphone.

En savoir plus sur les lignes partagées

Historique des interactions client

Consultez les conversations que vos agents ont eues avec vos clients, des plus anciennes aux plus récentes, pour permettre une résolution plus rapide.

En savoir plus sur l'historique des interactions client

Réponse dans le navigateur

Un système PBX vraiment moderne qui vous permet de facilement recevoir et passer des appels au moyen de votre navigateur web.

Fonctionnalités pour superviseurs virtuels

Contrôle et intervention dans les appels

Supervisez tous vos appels téléphoniques en temps réel grâce à notre tableau de bord en direct et intervenez au besoin afin d’augmenter votre taux de résolution dès le premier appel.

En savoir plus sur le contrôle et l'intervention dans les appels

Visibilité de la file d'attente

Consultez la liste des correspondants qui sont en attente pour parler à un agent. Au besoin, en fonction du profil du correspondant, assignez son appel en priorité à un agent.

Statut de présence de l'agent

Transférez rapidement les appels vers d'autres bureaux, agents, ou équipes distantes en fonction de leur disponibilité, ce qui permet de réduire le temps d'attente.

Fonctionnalités pour administrateurs virtuels

SVI multiniveaux

Un système PBX totalement souple permettant de router facilement les appels vers vos agents ou vos équipes, et d'inclure des options de libre-service.

En savoir plus sur le SVI

Téléconférence

Évitez les escalades et les transferts d'appel en faisant intervenir des agents susceptibles de mieux aider votre correspondant dans l'appel en cours.

En savoir plus sur la téléconférence

Identification des appels entrants

Consultez des informations détaillées sur chaque appel entrant en fonction des coordonnées du correspondant et de ses interactions précédentes avec votre entreprise.

En savoir plus sur l'identification des appels entrants

Freshcaller : le meilleur logiciel de centre d'appels