Volg uw verkoop-e-mails binnen de CRM

Voordat e-mailtrackingsoftware populair werd, stuurden we e-mails en volgden ze op totdat we een reactie kregen. We bevinden ons nu in een digitaal sociaal landschap waarin we kunnen zien of onze e-mails bij de bestemmeling zijn aangekomen en, zo ja, wie onze e-mails heeft gelezen, wanneer en hoe vaak. E-mail tracking tools zijn een cruciaal onderdeel geworden om (potentiële) klanten te bereiken, zowel oud als nieuw, zowel klein als groot. En het gebruik van een CRM met e-mailtrackingfuncties is des te essentiëler geworden voor bedrijven om hun potentiële klanten op het juiste moment en in de juiste context te bereiken.

Voordat we diep ingaan op hoe e-mailtracking binnen de CRM werkt, laten we eerst wat meer te weten komen over e-mailtracking en de impact ervan op bedrijven.

Email tracking

Dus: wat is e-mail tracking?

Met e-mailtracking kunt u de status volgen van e-mails die u verzendt en kunt u uw consumentenbereik en bedrijf verbeteren. Door e-mailtrackingsoftware te gebruiken, kunt u realtime e-mailmeldingen ontvangen voor elke gebeurtenis die aan uw e-mail is gekoppeld. Hiermee kunt u ook continu de e-mailstatistieken van uw verkooptrechter bekijken, zoals wanneer e-mails geopend worden en klikfrequenties. Dit stelt u in staat geïnformeerde zakelijke beslissingen te nemen.

E-mailtracking neemt het internet over sinds het begin van de jaren 2000. Deze manier van werken werd populairder naarmate consumenten e-mail meer gingen gebruiken om meldingen te ontvangen over online verkoop en minder als persoonlijk communicatiemiddel. Volgens een onderzoek van OMC uit 2017 zijn 85% van de ontvangen e-mails marketingmateriaal, nieuwsbrieven, meldingen, enz. geïnitieerd door verkoop- en marketingteams, en maar liefst 99% van deze e-mails worden bijgehouden. Dit vertaalt zich direct in meer verkopen.

Hoe software voor e-mailtracking uw bedrijf kan helpen

De meeste gevestigde verkoopteams gebruiken een vorm van e-mailtracking. Het helpt de betrokkenheid van uw (potentiële) klanten bij uw bedrijf te bepalen en identificeert degenen die het meest geïnteresseerd zijn in wat u verkoopt. In dit tijdperk biedt de beschikbaarheid van e-mailtrackingsoftware verkoopteams meer controle en toegang tot waardevolle gegevens. Met de juiste tool voor het bijhouden van e-mail kunnen verkoopteams leads warm houden, beslissers beïnvloeden en deals sluiten. Zo kan e-mailtrackingsoftware uw verkoop stimuleren:

Identificeer uw potentiële klanten

Met e-mailtracking kunt u rechtstreeks in contact komen met uw (potentiële) klanten. Het toont u het moment waarop zij uw e-mails ontvangen en openen. Wanneer uw potentiële klanten uw e-mails openen en op de link in uw e-mails klikken, weet u wanneer ze actief met uw bedrijf bezig zijn. U krijgt ook het aantal keren te zien dat uw bestemmelingen hun e-mails openen en de links waarop ze klikken. Hiermee kunt u uw potentiële klanten identificeren, zodat u hen op het perfecte moment kunt bereiken of de volgende e-mail kunt sturen (en uw kansen drastisch vergroten om ze voor u te winnen).

Identify Potential

Communiceer met relevante context

Gegevens zeggen niet veel zonder de juiste context. Met e-mailtrackingsoftware kunt u context in uw voordeel gebruiken. Door e-mails bij tehouden, krijgen verkoopteams inzicht in elke e-mailuitwisseling met hun potentiële klanten. Dit stelt hen in staat contact op te nemen met relevante informatie of te reageren op basis van hun behoeften. Als uw potentiële klanten bijvoorbeeld op een casus of demo-link hebben geklikt die u in de e-mail hebt gedeeld, weet u hoe u uw volgende gesprek met hen kunt sturen. Op dezelfde manier leert u meer over hun voorkeuren en interesses door informatie te verzamelen over het gedrag van de klant. Hiermee kunt u relaties warmhouden en omzetten tot verkoop.

Engage

Gebruik inzichten die steunen op gegevens

Met e-mailtrackingsoftware weet u welke van uw e-mails werkt en welke minder nuttig zijn. Door de juiste strategie te gebruiken, kunt u uw e-mailberichten personaliseren en uw volgende e-mail versturen met de juiste timing en concrete gegevens. Zo wordt elk contactpunt zinvol en relevant. Maak gebruik van de inzichten die u krijgt na elke e-mail die u verzendt en bekijk de resultaten zodat u relevant e-mailsjablonen kunt maken.

Leverage data driven insights

Verhoog de verkoopproductiviteit

Bij het bijhouden van e-mails draait alles om het verbeteren van de verkoopproductiviteit. Verkopers besparen tijd door contact op te nemen met potentiële klanten op het moment dat ze klaar zijn voor een aankoop. Afgezien daarvan kunnen ze zelfs reacties automatiseren op basis van het gedrag van uw potentiële klant via e-mail. Zo hoeven uw vertegenwoordigers geen vervolgtaken toe te voegen of zonder onderscheid vervolg-mails handmatig te verzenden. Het is een win-win situatie om tijd te besparen en relaties te onderhouden.

Increase sales productivity

Maak uw e-maillijst relevanter

Statistieken over betrokkenheid via e-mail helpen bij het identificeren van e-mails en patronen van klanten die minder geïnteresseerd zijn. Wilt u bijhouden welke e-mails niet werden bezorgd vanwege ongeldige e-mailadressen? Of wilt u alle e-mailadressen van mensen die er toch nies mee doen? E-mailtrackingsoftware helpt u om uw e-maillijst in te korten en relevant te houden. Door degenen te verwijderen die niet tot uw doelgroep behoren, houdt u betekenisvolle contactpersonen over. U zult ook minder snel als spam worden gemeld. Een goede reputatie is cruciaal voor e-mails om uw doelgroep te bereiken.

Tips om ervoor te zorgen dat uw e-mails naar het primaire postvak gaan

Als u e-mailtracking wilt gebruiken, moet u ervoor zorgen dat de e-mail die u verzendt het primaire postvak van de potentiële klant bereikt. De sleutel om dit te bereiken, is door te leren hoe spamfilters werken. Deze strategieën kunnen u helpen voorkomen dat uw verkoop-e-mails in spam terechtkomen.

Zorg ervoor dat uw e-mails persoonlijk en aantrekkelijk zijn

Spamfilters controleren of u bekend bent met de ontvangers. Door e-mails te personaliseren en aantrekkelijke inhoud voor uw doelgroep te maken, zullen ze eerder het primaire postvak bereiken. Noem mensen bij hun naam en stuur uw e-mails vanaf een herkenbaar en geloofwaardig e-mailadres. Verzend relevante inhoud en voeg niet te veel links of afbeeldingen toe waardoor uw e-mail er generiek en rommelig uitziet.

Vermijd onderwerpregels die over kunnen komen als ‘spam’

Vermijd woorden met alleen hoofdletters, te veel leestekens en zelfs het cliché 'Re:' in de onderwerpregel en de hoofdtekst van uw e-mail. Daarmee zullen spamfilters uw e-mail als spam beschouwen. Houd uw e-mails beknopt en vermijd uitroeptekens in uw verkoop-e-mails.

Stuur individuele e-mails of in kleine hoeveelheden

Massaal e-mails versturen is iets uit het verleden en de belangrijkste e-mailproviders zien dit als spam. Door trigger-actie e-mails te versturen aan potentiële klanten vergroot u de kans dat uw e-mails in het primaire postvak terecht komen.

Houd de e-mail kort maar krachtig

Voer een normaal gesprek in uw e-mail en kom ter zake. Gebruik geen spamwoorden zoals “urgent”, “gratis” enz. tenzij absoluut noodzakelijk. Gebruik bij het versturen van promotionele e-mails alternatieve woorden en vermijd woorden die geïdentificeerd worden als spam. Door uitsluitend relevante en waardevolle informatie te delen met uw publiek, gaat u gegarandeerd een hogere betrokkenheid zien.

Houd uw ‘email sender reputation’ in de gaten

Wanneer een ontvanger uw e-mail als spam markeert, heeft dit invloed op uw ‘email sender reputation’ (een score die een internetprovider toekent aan een organisatie die de e-mail verzendt). Het voorkomt niet alleen dat uw e-mails worden bezorgd in het primaire postvak, maar het kan ook uw e-mails afwijzen. Hoe hoger uw score, hoe groter de kans dat uw ISP zal garanderen dat uw e-mail aankomt. Een goede afzenderreputatie hebben, komt neer op de geldigheid van uw e-mailadres, de manier waarop u uw e-mails bijhoudt en het soort interactie dat uw ontvangers al dan niet hebben met uw e-mails wat een negatieve invloed kan hebben op uw verkoopinspanningen.

Stuur e-mails met platte tekst of simpele HTML

Beperk het aantal links tot maximum 1 of 2. Idealiter voegt u alleen uw call-to-action toe met een voorbeeld van uw werk of links naar downloads. Door platte test of ‘light HTML’ e-mails te versturen, vergroot u de kans dat uw e-mails terecht komen in het primaire postvak. Lichte HTML is technisch gezien HTML, maar de inhoud bestaat voornamelijk uit test; geen afbeeldingen, links of CSS.

Hoe u verkoope-mails kunt volgen vanuit de CRM

De meeste e-mailtrackingsoftware kan bijhouden wanneer e-mails geopend, aangeklikt en beantwoord worden door een unieke tracking link met de e-mail mee te sturen. Wanneer de ontvanger de e-mail ontvangt, identificeert de trackingtool automatisch of de e-mail is ontvangen en geopend, of de links zijn gedownload en ook waar, wanneer en hoe vaak. Deze e-maillinks worden vervolgens gemeten om de open- en klikratio’s te bekijken.

E-mailtracking is vrij eenvoudig wanneer het goed aangepakt wordt, en de CRM helpt u hier het meeste uit te halen. Dit is hoe e-mailtracking werkt vanuit de CRM:

Kies een CRM met e-mail tracking

U heeft niet nog een extra tool nodig om alleen e-mails bij te houden. Moderne CRM-software zoals Freshsales bevat mogelijkheden voor e-mailtracking waarmee u kunt bijhouden of e-mails worden geopend en aangeklikt. Het bevat ook tweewegsynchronisatie voor e-mail en integratie met diverse e-mailprogramma’s. Zo kunt u vanuit de CRM e-mails versturen, ontvangen en volgen (tracking).

Email CRM

Stel uw e-mail op en zet e-mail tracking aan

Stel uw e-mail op binnen de CRM met meer context. Met toegang tot de contactgegevens kunt u details zien over het bedrijf, de verkoopactiviteiten en de bijbehorende deals. Zo kunt u e-mails personaliseren en laten aansluiten op uw behoeften. Door een e-mailtrackingtool te kiezen waarmee u het volgen kunt in- en uitschakelen, kunt u uw privacyinstellingen bepalen. Freshsales maakt het eenvoudiger om e-mails te volgen en beantwoorden, bijvoorbeeld met de mogelijkheid om e-mailsjablonen aan te maken.

Email tracking

Ontvang realtime e-mailmeldingen

Binnen de CRM kunt u realtime meldingen ontvangen op elk moment dat uw (potentiële) klant de e-mail opent en op de links klikt. Dit maakt het bijhouden moeiteloos. U kunt beter communiceren met de ontvangers en tijd besparen.

email alerts

Verkrijg verhelderende e-mailstatistieken

Door een CRM te gebruiken met ingebouwde functies voor e-mailtracking kunt u inzicht krijgen in alle e-mails die worden verstuurd en ontvangen. Op een vergelijkbare manier kunt u leren hoe goed uw verkoopcampagnes presteren door te zien welke e-mails het vaakst geopend worden en aangeklikt worden, en welke u moet aanpassen of verwijderen. Met hulp van analyse behoudt u inzicht in het aantal geopende e-mails, klikken, antwoorden, bounce-rates, het aantal uitschrijvers en zelfs het aantal afgeleverde e-mails.

email analytics

Duidelijke inzicht in de activiteiten van verkoopmedewerkers

Verhoog de productiviteit van teams door een duidelijk inzicht te krijgen in de e-mailactiviteiten van uw medewerkers met een CRM zoals Freshsales. Dashboards met statistieken voor e-mailbetrokkenheid kunnen managers helpen om de interacties van hun vertegenwoordigers met potentiële klanten bij te houden. Met inzicht in hoe de verkoopteams omgaan met potentiële klanten kunnen managers beoordelen welke lead overtuiging nodig heeft en welk teamlid hulp nodig heeft.